Advertise on podcast: YellowChat

In deze nieuwe aflevering van YellowChat spreken hosts Peter en Bram met Merijn Aalbers, Hoofd Content & Digital en lid van het MT van de Directie Communicatie bij de Universiteit Utrecht. Merijn deelt hoe hij corporate interne communicatie in een complexe, decentrale organisatie weer effectief maakt. Dit blog vat de belangrijkste inzichten, maar voor het volledige gesprek (inclusief de anekdotes die de moeite waard zijn) raden we je aan om de aflevering te beluisteren. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/7ewMQcf6aOPFYKzHIWHNGW?si=5270bee89d4b48b3 Eén universiteit, tientallen onderdelen Corporate interne communicatie lijkt op het eerste gezicht een overzichtelijk vakgebied. Je deelt informatie, brengt mensen op de hoogte en zorgt dat iedereen weet wat er speelt. In de praktijk is dat zelden zo eenvoudig, zeker niet bij de Universiteit Utrecht. Met bijna 40.000 studenten, bijna 8.000 medewerkers en een sterke decentrale structuur functioneert de universiteit eerder als een federatie van samenwerkende onderdelen dan als één geheel. Elke faculteit heeft zijn eigen dynamiek, eigen kanalen en eigen manier van communiceren. Dat maakt het verbinden van al die lijnen tot één samenhangend verhaal complex, maar tegelijkertijd noodzakelijk. Toen Merijn Aalbers een jaar geleden begon als Hoofd Content & Digital, kreeg hij de opdracht om juist die verbinding te versterken. Niet alleen door naar systemen en kanalen te kijken, maar vooral door een fundamenteler vraagstuk aan te pakken: wat doet corporate interne communicatie eigenlijk, en wat levert het op? Het probleem? Niet te weinig communicatie, maar te veel Al snel bleek dat het probleem niet zat in een gebrek aan communicatie, maar juist in het tegenovergestelde. Binnen de universiteit communiceerden teams veel, op verschillende plekken, via verschillende kanalen, en vaak tegelijkertijd over dezelfde onderwerpen. Zonder duidelijke coördinatie leidde dat tot versnippering en ruis. “We communiceerden overal tegelijk en hoopten dat er iets bleef hangen. Maar het effect was juist dat mensen afhaakten en niets meer lazen.” Die overdaad aan informatie creëerde onrust en verlies van overzicht. Medewerkers moesten zelf uitzoeken wat relevant was en waar ze het konden vinden. Sommigen probeerden alles bij te houden en raakten overbelast, anderen haakten volledig af. In beide gevallen miste de communicatie haar doel. Minder zenden, meer structuur De oplossing lag dan ook niet in méér communicatie, maar in betere communicatie. Of preciezer: in het aanbrengen van structuur, ritme en samenhang. Waar voorheen veel ad hoc gebeurde, groeide het inzicht dat voorspelbaarheid juist een kracht is in een complexe organisatie. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn: wat komt waar, wanneer en waarom. Vanuit die gedachte ontwikkelde de Universiteit Utrecht een nieuwe visie op corporate interne communicatie, samengevat in één woord: resonantie. Resonantie gaat verder dan bereik. Het draait niet alleen om het verzenden van boodschappen, maar om de vraag of die boodschappen daadwerkelijk aankomen, begrepen worden en betekenis krijgen bij de ontvanger. Het is het verschil tussen zenden en verbinden. “Het gaat niet meer om zenden en hopen dat iets blijft hangen, maar om ervoor zorgen dat het daadwerkelijk weerklank krijgt.” Centrale regie, lokale vertaling Die visie krijgt vorm in een aanpak waarin centrale regie en lokale autonomie bewust samengaan. In plaats van alles centraal te bepalen, kiest de universiteit voor een model waarin richting en kernboodschappen centraal ontstaan, maar de vertaling en distributie lokaal plaatsvinden. Faculteiten, diensten en organisatieonderdelen brengen het verhaal tot leven in hun eigen context, met hun eigen taal en voorbeelden. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het vraagt in de praktijk om een andere manier van denken. De centrale organisatie staat niet langer tegenóver de decentrale onderdelen; er ontstaat een gezamenlijk systeem waarin beide elkaar versterken. Het centrale niveau zorgt voor consistentie en focus, het lokale niveau voor herkenning en relevantie. Daarbij erkent de universiteit expliciet dat niet iedere medewerker direct met iedere boodschap bereikt hoeft te zijn. In plaats van alles top-down te communiceren, zet de universiteit in op het versterken van bestaande netwerken binnen de organisatie. Mensen met gezag en invloed in hun eigen omgeving - formeel of informeel - spelen daarin een belangrijke rol. Zij vertalen en verspreiden informatie op een manier die aansluit bij hun doelgroep. Een complexe puzzel leg je niet alleen De faculteiten en diensten hadden hun interne communicatie richting medewerkers en studenten prima op orde: eigen kanalen, eigen teams, eigen specialisten. Wat ontbrak, was het overkoepelende verhaal: de corporate interne communicatie die al die losse delen verbindt. Daar waren eerder al pogingen toe gedaan, maar die hadden nooit echt het gewenste effect gehad. Merijn besloot het vraagstuk opnieuw aan te pakken en schakelde daarbij Evolve in. Samen met onze Anouk (van Eijkeren, partner bij Evolve) legden Merijn en zijn team de puzzel: waar liggen de verbindingen tussen centraal en decentraal, wat is het gezamenlijke verhaal en hoe breng je dat tot leven? Uit die samenwerking ontstond ook de titel van de nieuwe visie: De Universiteit Utrecht in resonantie. Een term die Merijn naar eigen zeggen meteen raakte. Begrip + betrokkenheid = impact Het onderliggende doel is helder: zorgen dat medewerkers begrijpen waar de organisatie naartoe wil én zich betrokken voelen bij die richting. Die combinatie van begrip en betrokkenheid, ook vaak alignment en engagement genoemd, vormt de basis voor effectiviteit. Medewerkers die weten waar ze aan bijdragen en zich verbonden voelen met het grotere geheel, zijn aantoonbaar effectiever en gemotiveerder. Corporate interne communicatie speelt daarin een onmisbare rol, juist omdat het de brug slaat tussen strategie en dagelijks werk. Niet terugvallen in oude patronen De komende periode staat in het teken van het daadwerkelijk tot leven brengen van deze visie. Dat vraagt om heldere afspraken over samenwerking, een doordachte kanaalstrategie en concrete keuzes in wat wel en niet gecommuniceerd wordt. En misschien wel het belangrijkste: de discipline om niet terug te vallen in oude patronen van 'liever alles delen dan iets missen'. Want uiteindelijk gaat het niet om hoeveel communicatie er is, maar om de impact ervan. Of, zoals het binnen de Universiteit Utrecht steeds scherper geformuleerd wordt: corporate interne communicatie moet niet alleen gezien worden, maar vooral gevoeld en begrepen. Benieuwd naar het hele gesprek met Merijn? Luister de aflevering van YellowChat hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

In een organisatie met 20.000 medewerkers – waarvan de meesten niet achter een bureau zitten – is interne communicatie allesbehalve vanzelfsprekend. In een nieuwe aflevering van YellowChat spreken Bram Koster en Peter Haan met Marjolein van Dommelen, Hoofd Communicatieadvies bij de Nederlandse Spoorwegen (NS). Ze vertelt hoe interne communicatie werkt in een organisatie die midden in de samenleving staat, waarom leidinggevenden nog altijd de belangrijkste schakel zijn en over het belang van lokale ruimte met centrale kaders. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/65CePirukviGRYiIjpczy2?si=503195a546454db8 Intern is extern Bij NS werken zo’n 20.000 mensen. Het grootste deel daarvan zit niet achter een bureau, maar rijdt treinen, onderhoudt materieel, werkt op stations of staat direct in contact met reizigers. Alleen al daardoor is interne communicatie er complex. Maar er is nog iets wat het vak bij NS extra scherp maakt: wat intern wordt gezegd, kan net zo makkelijk extern terechtkomen. “Het kan toch niet zo zijn dat je intern iets vertelt waarvan je zegt: dat mag pertinent niet naar buiten,” zegt Marjolein van Dommelen, Hoofd Communicatieadvies bij NS. Die uitspraak zegt veel over hoe zij naar het vak kijkt. Interne communicatie is geen afgesloten domein. Zeker niet in een organisatie die zo zichtbaar is in de samenleving, met vakbonden als stevige speler, medewerkers die dagelijks het gezicht van het merk zijn en een publieke rol die voortdurend onder een vergrootglas ligt. Communicatie in een krachtenveld Wie naar de loopbaan van Marjolein kijkt, ziet een rode draad: complexe en politiek gevoelige omgevingen. Eerder werkte ze onder meer aan de HSL-Zuid, de gebiedsontwikkeling rond de A9, de Spoorzone Delft en de renovatie van het Binnenhof. Wat haar daarin aantrekt, is niet zozeer de politiek zelf, maar de communicatievraag die in zulke omgevingen ontstaat. Hoe communiceer je zorgvuldig en geloofwaardig als er veel belangen tegelijk spelen? Die ervaring heeft ze meegenomen naar NS. Een organisatie waar reputatie, publieke dienstverlening, veiligheid, maatschappelijke thema’s en merkbeleving voortdurend door elkaar lopen. “Niet alles kan altijd, intern én extern,” zegt ze daarover. Het meeste werk zit aan de binnenkant Hoewel NS vaak zichtbaar is in de media, speelt het grootste deel van het communicatieadvies zich intern af. Volgens Marjolein gaat ongeveer 80 procent van de tijd naar interne vraagstukken. Dat zijn zelden puur interne onderwerpen. Vaak zit er ook een extern component aan. Denk aan veiligheid, dienstverlening, marktordening, organisatieverandering of reputatiegevoelige thema’s. Maar juist intern vragen ze veel aandacht, omdat de organisatie groot is en de doelgroepen sterk van elkaar verschillen. Conducteurs, machinisten, monteurs, servicemedewerkers en retailcollega’s hebben een andere werkcontext en informatiebehoefte dan medewerkers op kantoor. Dat maakt interne communicatie niet alleen een kwestie van bereik, maar vooral van relevantie. Digitaal als basis, maar niet als wondermiddel NS communiceert intern grotendeels digitaal. Medewerkers in de operatie hebben een NS-telefoon met apps voor functionele informatie en nieuws. Op standplaatsen en andere locaties hangen schermen met narrowcasting. Ook het intranet speelt een rol. Toch is bereik nooit vanzelfsprekend. Mensen hebben naast werkgerelateerde informatie ook hun eigen nieuwsapps, sociale media en andere bronnen die om aandacht vragen. Alleen zenden is dus niet genoeg. Dat zie je ook terug in de discussies over wat wel en niet op schermen mag verschijnen. Daar zijn redactionele afspraken voor, juist om focus te houden. Tegelijk is er ruimte voor lokale invulling, omdat niet alles wat centraal belangrijk wordt gevonden, ook lokaal relevant voelt. En precies daar zit de spanning: te veel centrale communicatie en mensen haken af; te veel lokale vrijheid en organisatiebrede thema’s verdwijnen uit beeld. Marjolein vat dat treffend samen met een metafoor die blijft hangen: corporate communicatie is soms een beetje als pastinaak. Misschien niet de P die je op je bord wil (pannenkoeken, pizza, ...), maar wel gezond (voor de organisatie). De leidinggevende blijft de belangrijkste schakel Wat in veel organisaties geldt, blijkt ook bij NS waar te zijn: de leidinggevende is voor medewerkers een van de meest betrouwbare informatiebronnen. Daarom probeert NS belangrijke onderwerpen niet alleen via digitale middelen te verspreiden, maar ook via de lijn te laten landen. Want een boodschap krijgt pas echt betekenis als die in gesprek wordt gebracht. Dat vraagt veel van communicatieadviseurs. Zij moeten hun interne doelgroepen goed kennen: weten wat er speelt, hoe boodschappen landen en waarin bedrijfsonderdelen van elkaar verschillen. Volgens Marjolein vraagt dat om veel gevoel voor context. Eenzelfde onderwerp moet soms op een heel andere manier worden gebracht, afhankelijk van het onderdeel van de organisatie. Wat in het ene domein werkt, mist in het andere volledig zijn effect. Centrale kaders, lokale ruimte Een goed voorbeeld van dat spanningsveld zijn eerdergenoemde schermen, de narrowcasting. NS werkt met een model waarbij een aantal centrale items verplicht meedraait, terwijl er daarnaast ruimte is voor lokale content. Zo ontstaat een mix van organisatiebrede boodschappen en informatie die lokaal relevant is. Bijvoorbeeld voor een werkplaats, een serviceorganisatie of een afdeling op kantoor. Juist die lokale relevantie is belangrijk om een kanaal levend te houden. Want als een scherm alleen maar boodschappen toont die ver afstaan van het dagelijkse werk, dan kijkt uiteindelijk niemand meer. Tegelijk wil je als organisatie wel dat bepaalde onderwerpen overal zichtbaar zijn. Denk aan cultuur, veiligheid of andere thema’s die raken aan hoe je als organisatie wilt functioneren. Interne communicatie is daarmee steeds een kwestie van afwegen: wat móét iedereen weten, wat is lokaal belangrijk en hoe voorkom je dat centrale communicatie alleen voelt als iets dat “vanuit Utrecht” komt? Viva Engage als dialoogplatform Voor interactie gebruikt NS Viva Engage, de opvolger van Yammer. In principe heeft iedere medewerker toegang, en dat maakt het platform breed inzetbaar. Collega’s gebruiken het om meningen te delen, discussies te voeren, vragen te stellen of initiatieven zichtbaar te maken. Ook leden van de Raad van Bestuur plaatsen er berichten. Tegelijk functioneert zo’n platform niet vanzelf goed. Het vraagt communitymanagement, monitoring en duidelijke afspraken. Niet om alles dicht te regelen, maar om te bewaken hoe collega’s met elkaar omgaan en waar grenzen liggen. Dat is een ingewikkelde balans: zoveel mogelijk ruimte laten, maar wel ingrijpen als de toon of inhoud daarom vraagt. Voor de een ligt die grens eerder dan voor de ander, dus expliciete afspraken zijn nodig — en die moet je af en toe opnieuw tegen het licht houden. Bij NS heeft het platform daarnaast nog een andere belangrijke functie: het is ook een plek waar signalen zichtbaar worden. Collega’s hebben een mening, en Viva Engage maakt zichtbaar wat er speelt, schuurt of leeft. Dat hoeft niet altijd positief te zijn om toch waardevol te zijn. Intern ís extern Misschien wel de belangrijkste gedachte uit het gesprek is dat interne communicatie bij NS nooit los te zien is van de buitenwereld. Interne berichten zijn makkelijk door te sturen. Medewerkers zijn zichtbaar, georganiseerd en vaak lid van een vakbond. Vakbonden zijn bovendien een stevige stem in de omgeving van de organisatie. En omdat NS zo’n publieke rol heeft, ligt vrijwel alles wat er gebeurt onder verhoogde aandacht. Voor Marjolein is dat helder: intern ís extern. Dat uitgangspunt maakt communicatie zorgvuldiger, maar ook principiëler. Want als je ervan uitgaat dat interne communicatie uitlegbaar moet zijn buiten de organisatie, dan vraagt dat om helderheid, consistentie en soms ook om stevigheid. In het gesprek zegt ze daar iets wezenlijks over: sommige dingen zijn geen wens, maar gewoon een afspraak. Juist daar mag communicatie soms duidelijker in zijn. Het merk zit niet alleen in campagnes Opvallend in het gesprek is ook hoe sterk de communicatieve betekenis van de operatie naar voren komt. Want bij NS zit het merk niet alleen in campagnes of corporate boodschappen, maar juist in het dagelijks handelen van conducteurs, machinisten en servicemedewerkers. Zij zijn het gezicht van de organisatie. Op het perron, in de trein en in contact met reizigers krijgt de merkbelofte pas echt vorm. Een hoofdconducteur die zichtbaar is, aanspreekbaar is en service verleent, bepaalt mede hoe NS wordt ervaren. Daarom is communicatie bij NS niet alleen een kwestie van middelen en boodschappen, maar ook van vakmanschap in de uitvoering. Marjolein noemt bijvoorbeeld de omroepberichten van hoofdconducteurs: de een doet dat heel feitelijk, de ander juist persoonlijk of bijna poëtisch. Juist in die ruimte zit een belangrijk deel van de menselijke kant van het merk. Een stevigere rol voor communicatie Aan het eind van het gesprek kijkt Marjolein vooruit, ook vanuit haar rol als bestuurslid van Logeion. Daar houdt ze zich bezig met vakontwikkeling, en dan komt al snel AI in beeld. Ze ziet dat veel communicatieprofessionals nog zoeken naar wat AI nu echt voor hun werk betekent. Natuurlijk helpt het al bij presentaties, tekstbewerking en snelheid. Maar de grotere vraag is interessanter: hoe kan AI communicatie echt beter maken, of ruimte creëren om ander werk te doen? Toch zit haar belangrijkste punt niet in technologie, maar in de positie van het vak zelf. Communicatie mag volgens haar minder volgend zijn en steviger worden in het aangeven van wat nodig is. Dat gaat over normstelling. Over grenzen aangeven. Over benoemen wanneer

Hoe verbind je een organisatie die bestaat uit een illuster genootschap van topwetenschappers én diverse gespecialiseerde onderzoeksinstituten verspreid over het land? In een nieuwe aflevering van onze podcast YellowChat gingen Bram Koster en Peter Haan in gesprek met Joost Dekkers. Joost stond in 2014 aan de wieg van het intranet van Alliander en is nu als Hoofd Communicatie & Informatievoorziening bij de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) betrokken bij de implementatie van het intranet daar. In deze aflevering wordt een decennium 'intranet' besproken en een blik op de toekomst geworpen. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/1RCIqDtcK3FT8sy0yJHGhN?si=bVm58qzrRp68xKrwwdOVqg De uitdaging van de KNAW De KNAW is geen standaard organisatie. Het bestaat enerzijds uit een genootschap van 600 wetenschappers die de regering adviseren en een forumfunctie vervullen. Anderzijds omvat het diverse topinstituten, zoals het Herseninstituut en het NIOD, waar wetenschappelijk onderzoek wordt gedaan. Toen Joost Dekkers startte, was de basis van een nieuw intranet net live. Het doel is nu om toe te werken naar één intranet voor de hele organisatie, waarbij elk instituut ook een eigen deel heeft. De ervaring leert namelijk: zodra een instituut zijn eigen plek krijgt op het platform, schiet de adoptie omhoog. Momenteel ligt de focus op informatievoorziening, maar de wens is om in de toekomst meer nadruk te leggen op samenwerking en kennisdeling tussen de instituten, zodat de interne communicatie bij KNAW steeds sterker wordt. Lessen uit het verleden: ‘Dit is geen IT-project’ Joost stond eerder aan de wieg van het succesvolle sociale intranet bij Alliander. De slogan die destijds in het leven geroepen werd, was "Dit is geen IT-project". Joost: “Men heeft de neiging om bij de aanschaf of het in gebruik nemen van een applicatie, of het nu Teams of een intranet is, of een ander digitaal systeem, dat men dat gaat inrichten op basis van: hier moeten een knopje, en daar moet nog een knopje naast. Dat kan een gevaarlijke weg zijn. Je moet echt kijken: waar hebben mensen het voor nodig, hoe past het in hun werk.” Innovatie vraagt om ruimte In het gesprek merken Peter en Joost op dat de tijdgeest is veranderd. Waar tien jaar geleden openheid en sociale interactie centraal stonden, lijkt de focus bij veel organisaties nu te verschuiven naar grip, controle en efficiency, mede door de opkomst van tools als Microsoft Teams die soms juist nieuwe ‘eilandjes’ creëren. Joost trekt hierbij een parallel met de wetenschap. Net zoals fundamenteel onderzoek ruimte nodig heeft zonder dat de uitkomst vooraf vaststaat, hebben organisaties ruimte nodig voor ongebonden interactie. “Met elkaar samen nieuwe dingen verzinnen, zonder dat je van tevoren exact weet wat er uitkomt. Ja, dat zou eigenlijk heel raar zijn dat je dat exact zou weten, toch?” Of dit nu gebeurt via een sociaal intranet of een digitale campus: het faciliteren van die verbinding blijft mensenwerk. Luister de volledige aflevering van YellowChat met Joost Dekkers hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

Meestal hoor je in onze podcast YellowChat over campagnes, projecten, cases. Dit keer is onze podcast een tikkeltje visionair van aard. Te gast in de Evolve-studio is Bas Heeringa. Bas is strategisch ICT-adviseur en adviseerde tot voor kort de Raad van Bestuur van zorgorganisatie Dichterbij. Dichterbij biedt zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke beperking. Dat doen ze in Limburg, Noord-Brabant en omgeving Nijmegen, op 90 dagbestedingslocaties en zo’n 300 woonlocaties. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/1dEq8C9v53pq3T3LEYofrl?si=b51210df22934ed5 Een gigantische IT-uitdaging Bas Heeringa begon zijn werkende leven ooit in de verslavingszorg. Toen er computers begonnen te komen, en bleek dat hij ‘daar wel iets mee kon’ is hij de IT ingerold. Eerst binnen diezelfde organisatie. Daarna groter, naar wat we tegenwoordig kennen als Atos. En uiteindelijk weer in de zorg, maar wel aan IT-zijde, bij Dichterbij. Heeringa: ‘In de zorg speelt een gigantische IT-uitdaging. Mensen zijn niet te krijgen, budgetten wordt lager, problemen worden complexer. De organisatie zal zich moeten aanpassen. Je zult je werk anders moeten gaan doen om die problemen aan te kunnen.’ Een van de speerpunten bij Dichterbij is dan ook ‘digitalisering’. Maar dat betekent nogal wat. Heeringa: ‘Ik zeg wel eens gekscherend: ‘nu krijg je van mij toegang tot mail, Word, Excel, etc. Maar over vijf jaar? Dan bepaalt de als manager ICT welke activiteiten doet.’ Hij ligt toe wat hij daarmee bedoelt: ‘Het gaat er echt om dat je andere activiteiten gaat doen. Je gaat de dagelijkse zorg anders uitvoeren.’ 'Met digitalisering zet je eigenlijk alles op z'n kop in een organisatie.' - Bas Heeringa Kleine stappen, veel beweging Heeringa: ‘Als je innovatief denkt, dan is dat ook vaak disruptief. Dat betekent dat je dingen onderuithaalt, zo wordt dat ervaren. Over het algemeen worden mensen daar niet blij van. Ik probeer het altijd positief te brengen en heel dichtbij te houden. In kleine stapjes en gewoon de één stap na de andere te zetten.’ ‘Je kunt wel een plan maken met een looptijd van 5 of 10 jaar. Ik vind dat zinloos, als je ziet hoe snel dingen veranderen, zeker in de IT. Stapjes zetten van een jaar is lang genoeg.’ Communicatie hoger in een organisatie Bas ziet communicatie als essentieel om technische en strategische ideeën begrijpelijk te maken. “Ik vind dat communicatie hoger moet een organisatie.” Hij pleit voor communicatie die meedenkt over thema’s en deze eenvoudig uitlegt aan de organisatie. Wat volgt is een prikkelend gesprek over digitalisering, organisatieverandering, governance, gedistribueerde besluitvorming, het samenbrengen van mensen met verschillende achtergronden. Luister nu: Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas Heeringa hieronder of via Spotify of Apple Podcasts.

Bij TU Delft staat sociale veiligheid hoog op de agenda. Aanleiding was een kritisch rapport van de onderwijsinspectie. In plaats van te verzanden in beleid of abstracte nota’s, koos de universiteit voor een menselijke aanpak. In deze aflevering van Yellowchat vertelt Marjon van Bragt, communicatieadviseur interne communicatie, hoe het programmateam, bestaande uit communicatie-collega's en het Integrity Office, werkt aan bewustwording en cultuurverandering in een complexe academische omgeving. Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/1xCs6qOjht2STo4Zf8xGKB?si=lWyUH2XtQ4iu1P31m3eoOQ Geen strategie, wel urgentie “Toen ik begon bij TU Delft, was het eerste wat ik deed: aanschuiven bij een bijeenkomst over sociale veiligheid,” vertelt Marjon. De timing bleek tekenend: signalen over onveiligheid waren aanleiding voor inspectieonderzoek, en de universiteit moest aan de slag. Maar hoe, in een organisatie met meer dan 7500 medewerkers, 26.000 studenten en acht zeer zelfstandige faculteiten? “In het begin was er eigenlijk nog geen strategie,” zegt Marjon. “Maar er was wel urgentie. En het besef: we moeten iets doen wat raakt.” Van bewustwording naar beweging Samen met Evolve werd gekozen voor een stapsgewijze, iteratieve aanpak. Geen allesomvattende campagne, maar een serie goed doordachte interventies. De eerste fase draaide om bewustwording. Zo werd de Acceptable or Not?-campagne gelanceerd: posters en spiegelstickers met dilemma’s uit de dagelijkse praktijk, voorzien van QR-codes waarmee medewerkers hun mening konden geven. Ook werden de dilemma’s via narrowcasting in studentenhuizen verspreid. Daarnaast werd een centrale, externe campagnewebsite ingericht. “We wilden zichtbaar zijn, ook voor studenten, alumni, media en andere stakeholders,” vertelt Marjon. “Niet achter een inlog, maar transparant.” “We gebruikten echte dilemma’s van medewerkers en studenten. Niet om te oordelen, maar om het gesprek op gang te brengen.” Opvallend was ook de inzet van theater als interventiemiddel. In samenwerking met een externe partij werd de voorstelling Mindlab georganiseerd, waarin sociale onveiligheid in academische context wordt uitvergroot en invoelbaar gemaakt. “Wat het bijzonder maakte, was niet alleen de voorstelling zelf, maar vooral het gesprek erna,” aldus Marjon. “Onder begeleiding van getrainde collega’s werd écht gesproken over wat mensen raakte.” Als laatste volgde een thematische podcastserie met medewerkers, studenten en experts. “Zo’n podcast biedt ruimte voor nuance,” zegt Peter Haan van Evolve. “Dat is essentieel bij een thema dat zich niet laat vangen in een infographic.” Geen bordje aan de muur Een belangrijk uitgangspunt: sociale veiligheid is niet te vangen in regels of meldpunten alleen. Daarom werd ook ingezet op dialoogsessies, waarin faculteiten en diensten samen toewerken naar een nieuwe gedragscode. Parallel werd een centraal meldpunt ingericht, waar mensen laagdrempelig vragen kunnen stellen of melding kunnen doen. Dat meldpunt is geen eindpunt, maar een wegwijzer binnen een complex landschap van vertrouwenspersonen, klachtencommissies en ondersteunende netwerken. “Bij TU Delft gebeurt veel in het hoofd,” aldus Marjon. “Maar dit onderwerp voel je in je hart. Dat vraagt om een andere manier van communiceren.” Wat andere organisaties hiervan kunnen leren Wat TU Delft laat zien, is dat je geen pasklaar antwoord nodig hebt om in beweging te komen. De kracht zit juist in klein beginnen, ruimte laten voor twijfel en openstaan voor feedback. Sociale veiligheid vraagt om lef én geduld, en vooral: om menselijkheid. Met een slimme combinatie van middelen, van spiegelstickers tot theater, van podcasts tot dialoog, creëert de universiteit ruimte voor reflectie én actie. Niet als losse initiatieven, maar als onderdeel van een langlopend programma waarin communicatie en cultuurverandering hand in hand gaan. Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Marjon hieronder, via Spotify of via Apple Podcasts. Meer weten over effectieve (digitale) interne communicatie? Kijk op www.evolve.eu/blog of neem contact met ons op.

In de nieuwste aflevering van onze podcast Yellowchat spraken we met Bas van Glabbeek, Senior People Communications Manager bij Philips Benelux. Een gesprek over de essentie van interne communicatie anno nu, over het belang van vertrouwen, de valkuil van contentmachines en hoe je medewerkers echt meeneemt in verandering. Over Bas: Van postbode tot communicatieadviseur Bas begon zijn loopbaan als postbode en stapte via een afstudeerstage bij Involve het communicatievak in. Inmiddels werkt hij als senior communicatieadviseur bij Philips, verantwoordelijk voor de interne communicatie in Nederland, België en Luxemburg. Met 9.000 medewerkers in Nederland en 99 nationaliteiten is dat een stevige klus. “Het is mijn ambitie om te zorgen dat collega’s het niet in de media hoeven te lezen, maar van ons horen. We moeten zelf de regie houden over het verhaal dat we willen vertellen.” Wat doet Philips tegenwoordig? Veel mensen kennen Philips van de Senseo en de airfryer, maar dat beeld is achterhaald. Het bedrijf richt zich nu bijna volledig op gezondheidstechnologie. Denk aan MRI-apparatuur, CT-scanners, patiëntmonitorinng. Daarnaast is er nog een personal health divisie, van de scheerapparaten, de tandenborstels en 'mother and child-care', Philips Avent. Philips is actief op vier grote locaties in Nederland: Amsterdam, Eindhoven, Best en Drachten. Bas: “We zijn een multinationaal merk, maar Nederland blijft onze thuismarkt. Dat voel je.” Interne communicatie binnen Philips Bas omschrijft zijn werk als een mix tussen: People communication: gericht op HR-thema’s zoals cao’s en arbeidsvoorwaarden; Betrokkenheid en trots: hoe zorg je dat mensen zich verbonden voelen met het merk en de strategie?. “De uitdaging zit in de vertaalslag. Niet alleen vertellen dat we efficiënter willen worden, maar uitleggen wat dat betekent voor iemands dagelijks werk.” Digitale overload? De uitdaging van nu Hoewel medewerkers steeds meer schermen en kanalen tot hun beschikking hebben, is het juist moeilijker geworden om hen te bereiken. Dat komt volgens Bas door de informatieverzadiging waar we allemaal dagelijks mee te maken hebben. “De schermen zijn niet het antwoord – ze zijn steeds vaker het probleem.” Medewerkers kiezen in hun vrije tijd voor TikTok of Instagram. Waarom zouden ze dan op hun werk andere content tot zich nemen? Alleen als het aansluit bij hun belevingswereld en behoefte, kun je écht binnenkomen. Middelen, mensen en momenten Bij Philips wordt daarom ingezet op een slimme communicatiemix: Middelen: intranet, nieuwsbrieven, Viva Engage, narrowcasting; Mensen: leidinggevenden die actief communiceren in hun teams; Momenten: bijeenkomsten zoals de CEO check-ins, werkoverleggen of stoepborden bij de ingang. “Als je de juiste balans vindt tussen middelen, mensen en momenten, vergroot je de impact van je boodschap enorm.” Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/57IBWAPU2dEsutU6VH4Zx6?si=59130df8d6834c30 Meetbare communicatie Bas benadrukt het belang van meten. Niet alleen op output (aantal views of clicks), maar vooral op outcome: wat verandert er daadwerkelijk door communicatie? “Het is bizar dat intern vaak veel minder gemeten wordt dan extern. Terwijl we juist intern het verschil moeten maken.” De rol van de leidinggevende De impact van interne communicatie hangt volgens Bas grotendeels samen met hoe teamleiders boodschappen vertalen naar hun eigen context. “Vraag een gemiddelde manager wat communicatie is, en hij zegt: dat doen jullie toch? Maar leidinggevenden communiceren de hele dag. De vraag is alleen: met welk effect?” Daarom ziet Bas het als taak van communicatieprofessionals om leidinggevenden te helpen bij die vertaalslag – zonder dat zij het gevoel krijgen dat ze het alleen moeten doen. Van consultant naar insider Na dertien jaar als consultant kent Bas ook de andere kant van de tafel. “Als consultant kon ik 90% effectief zijn. Maar die laatste 10%, die zit hem in het echt onderdeel zijn van de organisatie. Dat voel je pas als je er middenin zit.” Hij benadrukt het belang van co-creatie: advies werkt het beste als het samen met de organisatie wordt ontwikkeld, afgestemd op de gevoeligheden en context van dat moment. De toekomst van het vak Tot slot blikt Bas vooruit op het vak van interne communicatie. Hij ziet kansen, maar ook risico’s. “We dreigen soms weer terug te vallen in contentmachines. Terwijl het juist nu van belang is om ons vak te verbreden en gedrag te beïnvloeden, niet alleen te informeren.” Hij pleit voor een meer strategische rol waarin communicatie bijdraagt aan consistentie, betrokkenheid en koers. Laatste reflectie Bas sluit af met een persoonlijke les: “Denk niet te snel dat je het weet. Blijf luisteren vanuit oprechte interesse, niet om je eigen aannames bevestigd te krijgen.” Een les die niet alleen voor communicatieprofessionals geldt, maar voor iedereen die met mensen werkt. Luister de volledige aflevering van Yellowchat met Bas van Glabbeek op Spotify of Apple Podcasts. Meer weten over effectieve (digitale) interne communicatie? Kijk op www.evolve.eu/blog of neem contact met ons op.

“Iedereen bemoeide zich ermee en het moest binnen driekwart jaar gefixt worden.” In deze nieuwe aflevering van YellowChat schuiven clusterlead communicatie Patricia Bruisten en digital marketing en communicatielead Els Timans van het UMC Utrecht aan in de Evolve-studio bij YellowChat-hosts Peter en Bram. Een gesprek over de rol van interne communicatie en het intranet in een complexe organisaties, de recente grootschalige intranetmigratie onder grote tijdsdruk, de uitdagingen die daarbij kwamen kijken en de potentie van interne communicatie voor verbinding en medewerker betrokkenheid.

In deze aflevering van YellowChat zijn hosts Bram en Peter op zichzelf aangewezen en helemaal zonder gast: deze podcast staat volledig in het teken van de Evolve Benchmark. We lanceren namelijk vandaag, op 13 juni 2024, de vragenlijst! Ik doe mee! Drie quotes uit de aflevering: “Interne communicatie loopt altijd best wel wat achter op externe communicatie. Het komt er wel, maar het duurt altijd wat langer.” “Als je zegt: 'medewerkers zijn mijn belangrijkste kapitaal', dan zou je eigenlijk dus volle bak moeten geven op interne communicatie.” “Tijdens de coronapandemie is er meer waardering gekomen voor interne communicatie. Dat heeft zich ook vertaald naar investeringen in nieuwe digitale media.” Luisteren maar! https://open.spotify.com/episode/3mNYGZJTdaGUUXH4QuotuA?si=8d9cf32a5fb547ac De Evolve Benchmark 2024 Tijdens deze vijfde editie van het benchmarkonderzoek onderzoeken we de inzet van het intranet én andere digitale communicatiemiddelen bij Nederlandse organisaties. De Evolve Benchmark is een benchmark van het vakgebied, maar tegelijkertijd natuurlijk ook een benchmark voor jouw organisatie: je kunt je meten aan anderen en weten waar je staat. Als deelnemende organisatie krijg je een eigen rapport, en hoe meer organisaties er deelnemen, hoe rijker het beeld! Peter: "Interne communicatie gaat om mensen bewegen tot iets wat jij graag wilt, daar zit altijd een gedachte achter. Middelen zijn fantastisch, maar wat is het bereik van de content, en hoe effectief is dat? Daar zijn we heel benieuwd naar, of daarover nagedacht wordt. De vraag is of de slag die met externe communicatie al gemaakt is met formats, kpi's, doelgroepsegmentatie, of we dat ook wat meer terug gaan zien aan de interne kant." Koffiedik kijken "We gaan niet vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek van 2024. Maar we gaan toch vooruitlopen op de uitkomsten van het onderzoek," introduceert Bram de preview van de verwachtingen voor het onderzoek van dit jaar. "Volledig feitenvrij," vult Peter aan. Natuurlijk gaan we eerst grondig onderzoek doen voor we ons wagen aan conclusies, maar hieronder vind je dus toch alvast heel kort met een slag om de arm wat de heren hosts uit hun glazen bol toveren. Blijvende verandering voor interne communicatie, door Corona en het daaruit voortgekomen hybride werken. We hebben ervaren dat digitaal contact fantastisch is, maar dat persoonlijk contact belangrijk blijft. In eerdere edities gold: hoe nieuwer de middelen, hoe hoger de ingeschatte effectiviteit (hoger dan bij traditionele middelen). De middelen zijn nu minder "nieuw", dus daar gaat zeker een verandering optreden. Terugblik 2014-2021 Bram en Peter blikken in de podcast eerst terug, om daarna zoals je hierboven zag "factfree" vooruit te kijken naar het benchmarkonderzoek van dit jaar. Hieronder de samenvattingen van de eerdere edities: 2014: Veel organisaties zijn bezig met interne social media, vaak vanuit de discipline communicatie. Hoewel het vormen van een interne community veelal nog een drempel is, zal de echte uitdaging zijn om een community te creëren met een blijvend en relevant karakter. De oplossing hiervoor ligt in het integreren van de community in (werk)processen en systemen en daar vervolgens doelen, KPI’s, targets en statistieken aan te koppelen. 2016: De inrichting van interne social media wordt steeds professioneler. Beheer en moderatie zijn beter belegd, en het wordt duidelijker welke impact een interne community kan hebben op de organisatie. Maar de doelen moeten meetbaar worden gemaakt en interne social media zijn nog beperkt nodig voor het verbeteren van werk, producten en diensten. 2018: Interne social media zijn meer en vaker geïntegreerd in de communicatie, maar de integratie in het primaire proces blijft achter. Hoewel zeven op de tien organisaties aangeven dat het interne platform direct bijdraagt aan de verbetering van producten en diensten, heeft bij 57 procent van de organisaties minder dan een kwart van de medewerkers het platform daadwerkelijk nodig voor het dagelijks werk. 2021: Tijdens de coronapandemie is meer waardering gekomen voor interne communicatie. Dat heeft zich ook vertaald naar investeringen in nieuwe (digitale) media. De respondenten van het Benchmarkonderzoek zijn bovendien optimistisch over de blijvende aard van de veranderingen: vrijwel unaniem (97%) geven zij aan te verwachten dat het werk structureel anders ingericht zal blijven en worden.

Een driewekelijkse interne nieuwsshow bij een van de grootste zorgverzekeraars van Nederland, met 36 afleveringen en een almaar groeiend aantal kijkers. Dat is voer voor YellowChat, de podcast van Evolve met hosts Bram Koster en Peter Haan. In de nieuwste aflevering is te gast: Wim Vis, manager Newsroom bij zorgverzekeraar VGZ.  “Dit vind ik écht tof” Zonder enig cynisme zegt Peter over het onderwerp en de gast van deze aflevering van YellowChat in het begin van de podcast: “Het gebeurt niet vaak dat ik onder de indruk ben. Soms kom ik dingen tegen waarvan ik denk: Dit vind ik ECHT tof.” Kijk, een oprechte en welgemeende teaser. Luisteren maar, dus:  https://open.spotify.com/episode/4PAGp5xHkHaFGHz8Unqigp?si=d68237e9cb3847b0 Stevig en doordacht, taai en saai  Toen Vis aankwam bij VGZ ervoer hij in het eerste jaar het niveau van de communicatie van VGZ als stevig en doordacht. Maar ook als ‘taai’. En soms... zelfs een beetje ‘saai’. Vis: “We wilden wat lucht en energie brengen in de communicatie richting onze collega’s.”  Vis omzeilde het maken van een businesscase en hebben van eindeloze meetings en is eigenlijk gewoon begonnen met het maken van de Nieuwsshow. Van tevoren werden er geen doelstellingen geformuleerd als: “We willen 70% van de medewerkers bereiken”. Bram concludeert dat dat ook wel bevrijdend kan werken, of zoals Vis zelf zegt: “We begonnen met een leeg blad”.  Buy-in bij het bestuur  Goed om hierbij te vermelden, is dat de VGZ Nieuwsshow een geesteskind is van (ex) Raad van Bestuur-lid van VGZ Frank Elion. Hij zette Vis actief op het spoor van een interne nieuwsshow in video, omdat hij vond dat hij goed presenteerde. C-level commitment is wederom…. niet te onderschatten.  De Nieuwsshow is drie jaar geleden gestart met een budget voor twee afleveringen, met als aanleiding een “kerstshow die wel wat meer aandacht nodig had”. De eerste twee afleveringen waren een behoorlijk succes, aldus Vis. Collega’s vonden het ‘verfrissend’, maar ook ‘leuk’ en vroegen: “mag dit vaker”. Vis: “Ja, dan heb je je buy-in wel georganiseerd richting de rest van het bestuur.”  Vis concludeert: “Als je dingen via het juiste pad doet, komen er soms heel veel mitsen en maren en wordt het uiteindelijk niet het product wat je wil. Soms moet je dingen gewoon doen, omdat er dan iets loskomt. Het succes van de VGZ Nieuwsshow zit hem ook in het feit dat we mandaat hebben om dit te mogen doen. De vrijheid die we krijgen vanuit VGZ om de show te maken is een essentiële succesfactor.”  In contact met VGZ, met elkaar en met de strategie Voor de afdeling interne communicatie was en is de VGZ Nieuwsshow een extra middel dat aan interne verbinding bijdraagt. In totaal heeft VGZ voor interne communicatie trouwens drie doelstellingen: in contact zijn met VGZ, in contact zijn met elkaar en in contact zijn met de strategie van VGZ. Maar… wat IS de VGZ Nieuwsshow?  Misschien is het tot nu toe een beetje onduidelijk hoe die VGZ Nieuwsshow er nu precies uitziet en waar het over gaat. Het is een videojournaal in maximaal 17 minuten. Iedere aflevering heeft drie sprekers, een intro en aan het begin wat korte updates, een stuk of vijf. De sprekers zijn altijd VGZ-collega’s, met verschillende functies, over verschillende onderwerpen, met toelichting op dingen die bereikt zijn, innovaties die uitgerold worden of actualiteiten die buiten spelen die naar binnen toe geduid moeten worden.  Een voorbeeld van een format in de VGZ Nieuwsshow is “De agenda van”. Daarin legt een collega aan de hand van zijn agenda uit wat hij dagelijks doet, waar hij mee bezig is dus. Vis: “Ik loop wel eens door onze vestiging in Eindhoven, en ik heb geen idee wat iedereen daar doet. Wat staat er in de agenda van een propositiemarketeer?”  We doen voor de 5e keer benchmarkonderzoek naar interne digitale platformen en content. Doe je dit keer ook (weer) mee met de Evolve Benchmark? Laat je gegevens hier achter, je ontvangt in juni de vragenlijst van ons! Luchtigheid en vaart in een strakke jas  Bram mocht 1 aflevering kijken en concludeert: “Het niet gepolijste aan deze show, dat vond ik heel mooi. Je voelt dat het goed gemaakt wordt, maar het is niet gelikt. Mooi in balans.”  Vis: “Het is een intern journaal. Het moet niet te strak zijn. Er komt geen schmink aan te pas. Ik vind het fijn als er dingen in beeld komen die misgaan. We proberen het 'ruw’ te maken.”  Maar, zegt Peter, de vorm is superstrak. “Het is wel kwaliteit. Dat zit hem in de snelheid van de items, in het enthousiasme, maar ook in de onderwerpen die behandeld worden. Echt tof. Zelfs voor mij als niet-VGZ’er was het leuk om naar te kijken!”  Na 20 afleveringen is er een enquête opgezet onder VGZ-collega’s: wat vinden collega’s van de VGZ Nieuwsshow? Belangrijkste wat daaruit kwam, zegt Vis, is de wens om het echt binnen de 17 minuten te houden per aflevering, omdat anders de vaart eruit gaat.  Aan het eind van de podcast concludeert Vis hier ook nog, dat de belofte dat iets (altijd) maar een bepaalde tijd duurt (dus maximaal 17 minuten, of voor andere videoformats binnen VGZ, bijvoorbeeld 3 minuten, ook een reden kan zijn om te gaan kijken (of luisteren).  Dat is een duidelijke pro-tip!  Voorbereiding en voorgesprekken: de keuze van onderwerpen  Vis werkt voor de VGZ Nieuwsshow samen met collega Herbert Heuvink: ze werken met een shortlist van mensen en onderwerpen. Ze krijgen best veel aanvragen, die niet altijd in het format passen van een mix van serieus en luchting. Eén van de bedrijfswaarden van VGZ is ‘menselijk’. De persoonlijkheid van mensen moet terugkomen in de Nieuwsshow.  Gekaapt door interne politiek?  Hoe zorg je er nou voor dat zo’n mooie show niet gekaapt wordt door interne politiek, vraagt Peter zich af. En ook, de show wordt wel gemaakt ten dienste van VGZ. In hoeverre komen de strategische doelstellingen en kernwaarden van de organisatie terug in de show?  Vis begint met het antwoord op de tweede vraag: “De Nieuwsshow wordt altijd gelinkt aan de strategie en aan de doelstellingen. Ik ben wel bezig met de mix, dus met zorg, met strategie, maar ook met iets vrolijks. We hebben eigenlijk nooit issues hiermee. Voor een gesprek van 3 minuten kun je altijd iets verzinnen dat de moeite waard is.”  Productie-intensiteit en doorlooptijd  Vis geeft aan dat er per show ongeveer 2 tot 3 dagen voorbereiding nodig is met een team van twee, inclusief opname. Er wordt meestal op dinsdag opgenomen en op diezelfde dag stuurt het productieteam in de avond al een eerste versie richting VGZ. Het is duidelijk dat het team goed op elkaar ingespeeld is, want dat is nogal snel. Maar wel helemaal volgens de wens van Vis, want het is toch een nieuwsshow en donderdag in de vroege ochtend, zo vroeg mogelijk, gaat de show live via het intranet van VGZ. Volgens Vis ziet ongeveer 40 tot 50% van de VGZ-collega’s de show.  Nieuwsshow als aankeiler van interne communicatie  Veel communicatie-onderwerpen of events binnen VGZ worden vanuit de nieuwsshow aangekeild, soms vindt er ook recycling plaats van onderwerpen uit de nieuwsshow die via andere communicatie-uitingen of kanalen worden hergebruikt. Vis: “Het is onderdeel van de strategie. Het is een ingebed geheel. We willen collega’s in contact met elkaar brengen, en ook om trots te delen. Iedere organisatie laat graag zien dat collega’s trots zijn op de plek waar ze werken.”  Uitdaging: Format aan 1 persoon?  De vraag die je wist dat zou komen. Hangt dit format niet te veel aan Vis alleen? Vis: “Nee, dit hangt niet te veel alleen aan mij. Ik vind het heel leuk om te doen, en ik dat het helpt dat ik een verleden als tv-maker heb en formats heb gemaakt. Maar ik denk dat heel veel andere collega’s dit kunnen bij VGZ, dus het hangt niet specifiek aan mij.”  Bram concludeert dat de achtergrond en skillset van Vis er zeker aan hebben bijgedragen dat het concept er nu is, Peter gaat een stapje verder en stelt dat de rol van de presentator (Vis dus) essentieel is voor dit succes.  Toekomst: Van intern naar extern?  Waarom ga je niet extern met dit format, vraagt Peter. Hoeveel is er nu echt alleen bestemd voor intern? Ook in het kader van arbeidsmarktcommunicatie, als een kijkje in de keuken.  De hosts zijn enthousiast, dat is duidelijk. Veel dingen die in de nieuwsshow voorbijkomen zijn echt intern gericht, vindt Vis. En verzekeraars liggen altijd onder een vergrootglas, dus dan moet hij op zijn woorden gaan letten.  Zelf ook maken?  Ben je nu helemaal enthousiast geworden, en wil je ook zoiets maken? Wim en Peter vertellen je met plezier meer over het produceren van een nieuwsshow! Neem via dit formulier contact met ons op of mail Peter Haan: [email protected].

Een nieuwe aflevering van YellowChat met een dubbele primeur: we hebben voor de eerste keer een gast voor de tweede keer uitgenodigd EN we kondigen in deze podcast aan dat onze gast sinds deze week een nu al dierbare collega is geworden! We hebben het over Samuel Driessen. Onze hosts Bram en Peter duiken direct de diepte met hem in over de wereld van intern en extern, AI, data, strategie en KPI’s.  Onderwerpen die aan bod komen in deze podcast Wat is er de afgelopen 5-10 jaar veranderd?  Intern vs. extern: Hoe zit het met de verschillen?  WhatsApp vs Intranet  Werken aan klantzijde vs. werken aan bureauzijde  De invloed van AI op interne digitale communicatie  Beluister de podcast: https://open.spotify.com/episode/0YQRfaoKvpwrYVx5Yd1v6G Wat is er veranderd in het afgelopen decennium? Samuel was 5 jaar geleden te gast in YellowChat en presenteerde een jaar of 9 geleden op een intranetsymposium in Kopenhagen. Bram spitte die presentatie door: er lijkt niet veel veranderd in de afgelopen vijf tot tien jaar. De uitdagingen op het gebied van doelen van het intranet (ontbreken vaak en worden niet breed gedragen), strategie (ontbreekt vaak) en search (bijna altijd een drama op het intranet) spelen ook in april 2024 volop.  Samuel: “Als je aan de ‘verkeerde’ kant begint, aan de technologiekant, dan zie je dat Microsoft 365 enorm dominant is geworden binnen veel bedrijven. Er is vooruitgang, en de echte beweging naar de cloud wordt nu gemaakt. Ook zijn er in de afgelopen jaren veel spelers bijgekomen die SAAS-oplossingen leveren, inmiddels lijkt SAAS, terecht of onterecht, een heilige graal geworden.”  “Als het gaat over de fundamentele zaken, dus intranet doelstellingen en intranetstrategie, dan zie je dat het blijkbaar heel moeilijk is om dat goed te doen en goed gedragen te krijgen in organisaties.” Peter sluit zich hierbij aan: “In de breedte van het vak vinden we het kennelijk lastig om accountable te zijn.”  Met de komst van SAAS-platformen is software niet meer alleen van IT. Ook dat is een ontwikkeling van de afgelopen jaren. Peter: “Als je tegenwoordig je creditcard trekt, dan haal je een SAAS-platform naar binnen en heb je in 1 keer een platform.”   Ook zijn er veel kanalen bijgekomen waarop mensen met elkaar communiceren. Peter: “Hoe weet je dan nog waar je moet zijn en hoe bereik je nog je mensen? De veelheid aan kanalen, dat vind ik wel een verandering. Misschien niet ten opzichte van 5 jaar geleden, maar zeker wel ten opzichte van 10 jaar geleden.”  Over onze gast en nieuwe collega: Samuel Driessen Samuel Driessen studeerde eind jaren ’90 Taal- en Spraaktechnologie aan de Radboud Universiteit in Nijmegen, werkte 10 jaar voor Océ, was senior consultant bij Entopic en directeur van Bildung (label van Entopic). Daarna was hij zeven jaar actief bij Teva Pharmaceuticals. In zijn laatste rol daar was hij hoofd Global Commercial Digital Platforms and Operations. Per 2 april is Samuel Driessen principal consultant bij Evolve. Connecten met Samuel kan hier op Linkedin.   WhatsApp vs Intranet Als we de adoptie van een intranet met die van WhatsApp vergelijken, dan lijkt het bij WhatsApp vanzelf te gaan. Dat is maar deels waar, vindt Samuel: “De adoptie van WhatsApp lijkt misschien naadloos, tegelijkertijd moet je ook bij WhatsApp-gebruik regels afspreken met elkaar, want je loopt tegen dezelfde spanningen aan.”  Bram merkt hetzelfde bij Randstad, waar onlangs een chatspace binnen Google Gemini (voorheen Bard) is gelanceerd. “Iedereen begint met elkaar te babbelen, maar op een gegeven moment moeten er toch afspraken worden gemaakt over governance en moeten er gedragsregels worden afgesproken. Er moet altijd iets van een politie-functie vervuld worden in zo’n infrastructuur.”  Van intern naar extern en weer terug  De afgelopen jaren zat Samuel bij Teva aan de externe kant en nu komt hij bij Evolve weer terug naar “intern”. Bram is benieuwd naar de verschillen. Samuel: “Als je op een wat hoger niveau kijkt, dan is er niet zo heel veel verschil en dan doel ik met name op de platformkant.”   Een goede strategie, goede doelstellingen, meten wanneer iets succesvol is, goede content, zowel qua structuur als beheer. Het zijn allemaal zaken die zowel voor intern als extern van groot belang zijn om op orde te hebben en om succesvol te zijn. Samuel: “Ik denk wel dat je kunt zeggen dat er grote verschillen zijn op het gebied van doelstellingen, en dan met name de KPI kant, dus de indicatoren om te bepalen hoe succesvol je bent.”   Bij extern ligt de focus vanzelfsprekender op de KPI’s, terwijl aan de interne kant men soms al blij is dat er een platform en een beheerorganisatie is. En of dat dan goed gaat, dat is dan een tweede. Samuel: “Aan de externe kant zie je veel meer focus op succes en wat je van de succesindicatoren leert. Extern is op een bepaalde manier ook makkelijker, bij intern heb je met veel meer belanghebbenden te maken. Bij extern heb je te maken met ‘de’ klant. Dat is heus moeilijk genoeg om die te begrijpen, maar dat kan je proefondervindelijk doen. Dat kan bij een intranet niet. Het is veel ingewikkelder.”   Peter vult aan en noemt vanuit zijn ervaring bij zowel KPN als Evolve een aantal argumenten waarom het “intern” complexer werkt dan extern. De verschillen zitten hem onder meer in het meten, maar ook in verschillen in functie en in functionaliteiten, als ook in focus, en in organisatiepolitiek.   >>> Beluister de argumenten op dit onderwerp volledig, met aanvullingen vanuit Samuel en Bram tussen 15.58 – 20.52 in de podcast! Datagedreven in interne digitale communicatie Gaan we het nog meemaken dat we datagedreven werken in interne digitale communicatie, vraagt Bram zich af. Minder vanuit de onderbuik, meer vanuit dashboards? Samuel: “Alle SAAS-oplossingen hebben ingebouwde dashboards, maar ten opzichte van Google Analytics is daar een wereld te winnen. Toch heb ik goede hoop.”   Samuel denkt dat AI niet de oplossing is voor al onze problemen, maar ziet wel de “data science” kant opkomen, ook voor interne communicatie. Het automatiseren van datastromen en bij elkaar trekken en presenteren: daar zijn veel ontwikkelingen. “Als je gaat werken met die datastromen, mits gekoppeld aan goede strategiedoelstellingen, dan gaan er mooie dingen gebeuren.”   Klantzijde vs bureauzijde en waarde toevoegen als bureau  Natuurlijk bespreken we ook de overstap van Driessen van klantzijde naar bureauzijde. Wat is eigenlijk de rol van een bureau, hoe voeg je waarde toe? Peter: “Volgens mij voeg je in eerste instantie waarde toe als bureau als je een klant helpt om goed te begrijpen wat zijn vraag is. We kunnen klanten helpen door boven de materie te hangen en dingen wat scherper neer te zetten. Dat wordt van een bureau gemakkelijker geaccepteerd. Wij kunnen challengen, als je dat vanuit intern doet ben je al snel die zeurende collega.”  Taal en spraaktechnologie in interne communicatie Samuel studeerde Taal, Spraak en Informatica en Bram wil weten welke rol hij voor dit “vakgebied” ziet weggelegd in interne communicatie. Samuel: “Tijdens mijn studie eind jaren ’90 waren we al bezig met generatieve taalmodellen. De hoeveelheid (test) data was in die tijd een probleem. Nu zijn we veel verder en de kwaliteit van generatieve AI-diensten is enorm toegenomen.” Hij is tegelijkertijd kritisch. “AI is niet de oplossing voor alle problemen. Het is een middel, een technologie. Hoe zorg je ervoor dat de technologie de mens dient?”   Hoe je AI dan kunt gebruiken voor interne communicatie? Een voor de hand liggende optie is tekst-naar-spraak, denkt Samuel. Het is de vraag wanneer dit van toegevoegde waarde kan zijn, maar voor non-deskers kan het prima een oplossing zijn voor het lezen/luisteren van nieuwsberichten of serviceberichten.   Peter ziet vooral mogelijkheden en kansen voor AI op het gebied van personalisatie. Vanwege schaarste in resources krijgen mensen vaak nog hetzelfde bericht voorgeschoteld, dat kan met AI makkelijker persoonlijk. Ook op het gebied van Search kan AI helpen met betere zoekresultaten in een warboel aan informatie. En dan zijn er nog taal en vertaling: relatief goed te doen met AI en... dan is er nog contentproductie, zowel in tekst maar ook in audio en video.   >>> Interessante tool om zelf mee te experimenteren (we gingen je voor): je eigen liedje maken in https://app.suno.ai/. Luister het liedje van Peter hier.  Aandachtspunt bij al die mogelijkheden tot creatie die AI kan bieden is natuurlijk dat je wel moet bedenken WAT je dan gaat maken…. Peter: “We denken daar te makkelijk over: AI, klus dat! Er gaat altijd een mens aan vooraf.”   Uitsmijter: Start van het vijfde Benchmark onderzoek van Evolve  Dan NOG een nieuwtje in deze podcast, als uitsmijter! Bij Evolve starten we medio april 2024 ons tweejaarlijkse benchmark-onderzoek op. Wil je daaraan meedoen, heb je daar interesse in, wil je als eerste op de hoogte zijn, kom dan bij ons in de lucht! Contact: [email protected].

In de recentste aflevering van YellowChat (onze podcast, gepresenteerd door Bram Koster) zitten we aan tafel met Anjo Jongenelis, die al 45 jaar zijn expertise inzet bij PostNL. Hij deelt zijn inzichten over de transformatie die het bedrijf heeft doorgemaakt, met een sterke focus op innovatie en vernieuwing. Anjo benadrukt het belang van het ondersteunen van medewerkers met eenvoudige en efficiënte toegang tot diverse systemen en informatie. Hij legt uit dat PostNL een cloudstrategie heeft geïmplementeerd, waarbij standaardprocessen via ‘Software as a Service’ (SaaS) worden uitgevoerd. Een gevolg hiervan: medewerkers moesten door verschillende SaaS-platforms navigeren voor diverse taken. Dat kwam niet ten goede aan de digitale medewerkerservaring én niet aan de productiviteit. Daarom ontwikkelde PostNL een geïntegreerde oplossing. Die oplossing omvat een nieuw intranet, gebaseerd op moderne technologieën zoals API's en een headless contentmanagementsysteem. Dit biedt medewerkers een uniforme gebruikerservaring. Daarnaast vertelt Anjo hoe PostNL streeft naar een meer gepersonaliseerde benadering van interne communicatie. De focus ligt op het vereenvoudigen en stroomlijnen van processen. Zo wordt bijvoorbeeld het inloggen vereenvoudigd en moeten de handscanners volwaardige werkplekken worden voor medewerkers zonder vaste werkplek. Het doel is om de tevredenheid van de werknemers te verhogen en een efficiëntere werkomgeving te creëren. Hoewel dit investeringen vergt, wordt het gezien als essentieel voor het verbeteren van de werknemerservaring en het effectiever en efficiënter maken van het werk.  Klinkt dit interessant?Luister naar alles wat Anjo hierover te vertellen heeft in deze aflevering van YellowChat.  NB 1: in de podcast vertelt Anjo over de samenstelling van het dev-ops team, in dit team zit naast de genoemden ook een channel lead.NB 2: deze podcast is opgenomen in december 2023.

In de aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, neemt Bram Koster dit keer niet de rol van gastheer op zich, maar die van gast. Peter ondervraagt hem over zijn rol als Service Owner bij Randstad. Een halfjaar voordat hij in deze functie begon, startte de wereldwijde uitrol van een intern communicatieplatform. Bram's missie? Zorgen dat de organisatie maximaal profijt haalt uit dit platform. Natuurlijk brengt dit de nodige uitdagingen met zich mee. Hoe overtuig je meer dan 45.000 mensen, verspreid over de hele wereld, om het intranet te adopteren? En als elke afdeling een eigen stempel drukt op het platform, hoe creëer je dan verbinding tussen die diverse afdelingen? En hoe breng je uniformiteit in deze gedecentraliseerde manier van werken? Deze en talloze andere vraagstukken worden besproken in deze aflevering van YellowChat.

“Als ik niet kan vinden wat ik zoek dan schrijf ik het zelf”, is wat Pauline Kamphuis dacht. Jarenlang heeft ze aan het roer gestaan van verschillende communicatieteams. Vanuit die rol kreeg ze te maken met organisatie transformaties en schreef ze strategieën over hoe je medewerkers meekrijgt in zo’n transformatie. Ze plukte in die tijd informatie van allerlei verschillende bronnen. Maar waarom staat dat niet gewoon allemaal verzameld in een boek? Na die gedachte ging het balletje rollen en binnen een half jaar zag haar boek het levenslicht: in 10 stappen succesvol transformeren. Pauline Kamphuis Transformaties - niet te verwarren met change, dat is iets anders - gaan nogal eens mis in organisaties. Omdat de directie bijvoorbeeld geen heldere visie heeft geformuleerd. Wat brengt de transformatie de organisatie? Wat moeten de mensen straks anders doen en wat blijft er misschien wel hetzelfde? Of medewerkers worden niet (goed) meegenomen in alle veranderingen. Terwijl zij cruciaal zijn. Zij gaan immers het werk straks anders doen. Of ander werk moeten doen. Waarom change trouwens anders is? Bij een transformatie verandert het wezen van de organisatie. De organisatie gaat fundamenteel andere dingen doen. Of dingen fundamenteel anders doen. En daaruit volgen vrijwel altijd verschillende changes, zoals een nieuw ICT of HR-systeem. Maar changes gaan vaak over structuren, processen en systemen, terwijl een transformatie het opnieuw uitvinden van de organisatie is. Dat is veel minder tastbaar, planbaar en meetbaar. Beluister de podcast hieronder. Of lees het boek. Verkrijgbaar via https://strategyc.nl/home.

Hoe verbind je een heel netwerk van Nederland in het buitenland met elkaar? Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken is dit vraagstuk dagelijkse kost. En hoewel medewerkers dus wel gewend waren om op afstand met elkaar te werken, was werken met corona-maatregelen toch andere koek. Want collega’s die normaal wel op hetzelfde kantoor werkten, kwamen elkaar opeens niet meer automatisch tegen. Sarah Muñoz Grootveld, strateeg en coördinator van de afdeling corporate en interne communicatie, ging hiermee aan slag. Sarah Muñoz Grootveld Sarah vertelt in deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, onder andere over hun interne nieuwsapp waarop veelal zogenaamde “hero content” wordt geplaatst. In deze app, de BZbuzz, staan verhalen van collega’s van overal ter wereld centraal. Verhalen en foto’s over hun werk en over wat ze meemaken. Dát is belangrijk voor mensen en dat is één van de manieren om iedereen, van Den Haag tot in Afrika met elkaar én de organisatie te verbinden.

Ze is oud-journalist en werkt inmiddels al voor de derde keer op een ministerie. Maryse Ducheine is directeur communicatie op het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en in die rol heeft ze de afgelopen 18 maanden onder hoge druk op een nieuwe manier leren samenwerken met collega's. Want niet alleen moest er vanuit huis gewerkt worden, er werd ook binnen 3 weken een steunpakket opgezet vanwege corona; een proces dat normaliter een flink aantal maanden vergt. Maryse Ducheine (bron: LinkedIn) In deze aflevering van YellowChat, de podcast van Evolve, vertelt Maryse over deze ervaring, waarbij WhatsApp een onmisbaar kanaal bleek en zijn "nevernooitniet" meer 5 dagen per week naar kantoor gaat. Daarnaast gaat ze in op de manier waarop de communicatie van het ministerie is ingericht, zowel intern als extern, en legt ze uit waarom de overheid proactiever mag uitleggen wat zij allemaal doet. Daarbij geloof ze zeker niet in 'spin doctoring' en wel in het aangaan van het échte gesprek.