Advertise on podcast: PMOCast: Gestão Projetos & Tecnologia com Mario Trentim

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! O assunto principal deste episódio é o livro "As Cinco Disfunções das Equipes", do autor Patrick Lencioni. Eu trago comentários e exemplos sob uma nova perspectiva para que você possa alavancar os resultados da sua equipe por meio da aplicação de técnicas simples. Mas por que aumentar a performance da sua equipe é tão importante HOJE? Na verdade, um time de alta performance sempre foi diferencial competitivo das organizações. Entretanto, a transformação digital acelerada e a pandemia COVID-19 empurraram a nossa força de trabalho para o ambiente virtual. Hoje, trabalho remoto e trabalho híbrido são o "novo normal". Por outro lado, observamos uma queda na produtividade e na colaboração cada vez maior, conforme estudos da Microsoft tcom 62 mil funcionários que eu mencionei em um episódio anterior do podcast.  Isso ocorre por causa do distanciamento entre as pessoas, isolamento, falta de comprometimento. Ou seja, o livro do Patrick Lencioni é mais atual do que nunca! As principais habilidades para o futuro do trabalho são habilidades humanas. Soft skills, human skills, habilidades interpessoais e de comunicação, liderança (digital), empatia e inteligência emocional... esses temas cada vez mais fazem parte das discussões nos círculos "hard skills", equipes técnicas que estão entregando resultados pobres. Você gostaria de atingir resultados melhores com um time virtual ou híbrido de alta performance? Então se liga nas disfunções e em como resolvê-las: ? Falta de Confiança: não adianta fazer aquelas gincanas superficiais para "inglês ver", você deve utilizar técnicas para formação de equipes que sejam incríveis... dê uma olhada em https://www.funretrospectives.com/ ? ? Medo de Conflitos: o feedback é o café da manhã dos campeões... se você não sabe dar feedback e não sabe pedir feedback, você não vai progredir... ouça os episódios anteriores do #PMOCast em https://anchor.fm/mariotrentim sobre comunicação não-violenta e radical candor? ? Falta de Comprometimento: não somente o líder / gestor deve demonstrar e cobrar comprometimento, mas todos os membros da equipe devem cobrar comprometimento dos seus pares... se você é uma pessoa que faz "vista grossa", não quer ser "dedo duro", você demonstra e cultiva um padrão de baixa performance que prejudica você e os outros ?  ? Evitar responsabilizar os outros: a responsabilidade difusa e a falta de responsabilização são dois problemas que você deve atacar sem pena... não significa CULPAR, não é "caça às bruxas", você vai aprender exemplos neste episódio sobre auto-responsabilidade e clareza nos papéis ?  ? Falta de atenção aos resultados: o que importa é o resultado! Não tenha dúvidas a respeito disso. O esforço inteligente pavimenta o caminho para os resultados, mas o que importa é o resultado. Você DEVE saber exatamente quais são os critérios de sucesso e objetivos para que você e a sua equipe mantenham o foco no placar, buscando melhoria contínua ?  Assista o vídeo explicando os Cinco Estágios de Formação das Equipes (Tuckman, 1965): https://www.youtube.com/watch?v=lkVyPb0uFNI Acompanhe também a playlist de projetos pessoais: https://www.youtube.com/playlist?list=PLnhUek92-enihbtaOM4tpyjJOgAO_0b0w Gostou deste episódio? Compartilhe.

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos falar sobre produtividade pessoal. Antes disso, é necessário definir "produtividade". Há dois mitos: 1) basta trabalhar meia hora por dia fazendo a coisa certa; 2) devemos trabalhar 12 horas por dia. Não se trata de trabalhar pouco vs trabalhar junto. Trata-se do esforço inteligente! Esforço inteligente é colocar o máximo da sua capacidade nas atividades que trazem o máximo valor. Produtividade é mais do que fazer a coisa certa na hora certa. Deve ser feita na intensidade certa. Imagine que "gravar podcast" é algo que agrega muito valor para mim. Ajuda a disseminar conhecimento, contribui para outros objetivos meus. Se eu investir somente 5 minutos por mês, então não terei nenhum valor. Por outro lado, se eu investir 16 horas por dia gravando podcasts, seria tanto conteúdo que ninguém iria ouvir nem absorver... Qual é o ponto ótimo? Essa é a pergunta. Pense no seu trabalho, se você é o gerente de logística, por exemplo, faça uma lista das suas responsabilidades. Agora você deve priorizar essas atividades (use a Matriz de Eisenhower, Dica #1). Escolha as coisas mais importantes e foque todas as suas energias nelas. Elimine distrações, elimine fragilidades. Mas como é que você vai colocar todas as suas forças no que é importante se não há espaço no seu calendário? Agora vem a segunda dica, muito reforçada pelo Joel Jota (100% Presente): AGENDE, DEPOIS PLANEJE.  Quantos sonhos e objetivos não saem do papel porque passamos meses planejando e procrastinando. Agende, marque no calendário. Depois planeje (Dica #2, use blocos de tempo no seu calendário). Finalmente, não menos importante, você precisa de foco e atenção. Não basta ter blocos de tempo e ficar voando nos pensamentos. Para isso, utilize restrições. A técnica Pomodoro (Dica #3) é fantástica! Defina objetivos e ligue o timer. Acompanhe seu progresso. Faça pausas para recarregar as energias. Veja o resumo das dicas e as explicações a seguir.   ? DICA 01: Utilize a MATRIZ DE EISENHOWER para Priorizar as coisas mais importantes.    ? DICA 02: Proteja BLOCOS DE TEMPO no seu Calendário para trabalho sem interrupções.    ? DICA 03: Mantenha FOCO e ATENÇÃO usando a TÉCNICA POMODORO.   Assista o vídeo explicando passo-a-passo como fazer seu planejamento pessoal: https://www.youtube.com/watch?v=2ETinSPRERU Acompanhe também a playlist de projetos pessoais: https://www.youtube.com/playlist?list=PLnhUek92-enihbtaOM4tpyjJOgAO_0b0w Gostou deste episódio? Compartilhe.

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre o livro Radical Candor, da autora Kim Scott. Por que é tão difícil dar e receber feedback? Porque usamos técnicas ruins, falta transparência e honestidade. Em primeiro lugar, precisamos entender que o feedback é necessário e importante para os profissionais e para as equipes. Em segundo lugar, devemos ser específicos em relação às evidências de comportamento ou resultados para que possamos ser honestos no feedback. Adotar uma atitude radicalmente honesta é uma proposta intimidadora. Eu, pessoalmente, sempre fui uma pessoa muito tímida. Para mim, era bastante difícil dar e receber feedback. Com o tempo e com a prática, está se tornando mais fácil. O grande segredo está em entender que fomentar a sinceridade extrema entre chefes e funcionários com o intuito de fazer com que o outro cresça — e consequentemente a organização como um todo, tornando-se um ambiente saudável para crescimento. O Feedback Radical Candor deve seguir algumas recomendações para ser claro e, ao mesmo tempo, não ser visto como um ataque pessoal: Planeje: escreva evidências, comportamentos ou resultados específicos. Pratique: não fale no calor da emoção, pratique o discurso antes. Dê o Feedback: com empatia e honestidade, entregue o feedback em uma oportunidade propícia. Gostou deste episódio? Compartilhe. Referências adicionais Livro Radical Candor, Kim Scott: https://www.amazon.com.br/Radical-Candor-Kick-Ass-Without-Humanity/dp/1250103509 

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos esclarecer as diferenças entre Backlog e EAP. Tratam-se de artefatos ou documentos com propósitos diferentes. Enquanto a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure), descreve detalhadamente todas as entregas e o trabalho necessário para o projeto, o Backlog é uma lista flexível de funcionalidades ou entregas desejadas. Vale destacar que EAP é uma ferramenta da gestão tradicional de projetos. Na gestão tradicional, o escopo é fixo e pré-definido. Isto é, o projeto só termina quando todo o escopo for concluído. O cronograma e o orçamento são flexíveis. Neste sentido, um projeto tradicional exige maior planejamento inicial, definição de requisitos e detalhamento das entregas. A EAP é uma estrutura hierarquica das entregas, subdividindo fases em pacotes menores para que sejam gerenciáveis. A EAP é a base do cronograma e do planejamento de recursos.  Por outro lado, o Backlog é uma ferramenta da gestão ágil de projetos. Na gestão ágil, o escopo é flexível. Duração e recursos são fixos e pré-definidos. Um projeto ágil parte da priorização de funcionalidades e entregas em um backlog (uma espécie de lista de desejos priorizada por valor) para iniciar a execução em períodos de tempo fixos ou Sprints (no caso do framework Scrum, por exemplo). Não há garantia de que iremos concluir todas as coisas do Backlog. Na verdade, é esperado que o projeto conclua menos do que o backlog, estando as entregas e funcionalidades priorizadas, utilizando a técnica MOSCOW, por exemplo, conforme explicada neste episódio. Agora que você já sabe as diferenças, podera escolher a melhor ferramenta e a metodologia mais adequada para os seus projetos futuros. Vejo você no próximo episódio do #PMOCast! Referências adicionais: Vídeo: Como Elaborar uma EAP ou WBS na Prática? https://www.youtube.com/watch?v=aIGBv4pIjc4 Video: Gestão Ágil versus Tradicional https://www.youtube.com/watch?v=p8xI_DNvPcc Video: O que é Gestão Ágil? https://www.youtube.com/watch?v=Ipjxv5uU1R8

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, temos um assunto importantíssimo: Arquiteturas Organizacionais Modernas e Topologias de Equipes. Cumpre destacar que o grande objetivo do Design de Equipes Virtuais ou Híbridas é otimizar o fluxo de valor e a gestão das mudanças por meio de feedback.  Neste episódio do #PMOCast, além das dicas sobre por onde começar a transformação da arquitetura organizacional, eu falo também sobre estratégia, cultura e tecnologias para o trabalho digital. Compartilhe com seus colegas e participe da discussão nos comentários. Vamos começar pela Lei de Conway, que diz que as organizações tendem a produzir sistemas (soluções, produtos ou serviços) que são cópias das estruturas de comunicação dessas organizações. Isto é, a maneira como você organiza a arquitetura das equipes e da organização vai determinar a maneira como você organiza seu produto ou serviço em sistemas e subsistemas. Por exemplo, uma empresa automotiva vai acabar dividindo seus departamentos e setores em pedaços do carro, assim como uma empresa de software organiza suas equipes em módulos do software.  Qual é o problema disso? O problema é que isso atrapalha inovação e adaptação. Além disso, temos soluções monolíticas do passado e organizações com áreas cinza (bola dividida, ninguém sabe se é responsabilidade de uma área ou de outra).  Importante destacar que as equipes devem ser organizadas considerando suas dependências, que podem ser de três tipos: Conhecimento, Tarefas ou Recursos. Você deve criar cada equipe com um propósito específico e interfaces bem definidas, levando em conta o ecossistema de fluxos de valor da organização (Value Stream Mapping). Outro ponto importantíssimo é proteger as equipes e as pessoas das comunicações e informações desnecessárias. Regras para evitar sobrecarga cognitiva e restrições para as iterações e processos são muito saudáveis, garantindo a máxima eficiência das equipes. Vejo você no próximo episódio do #PMOCast! Outras referências: Arquitetura de Equipes e Microsoft Teams: https://www.youtube.com/watch?v=-TbhV8Dh1zg&list=PLnhUek92-enh4V4vVU1YUJDicz0zYPuvZ&index=7&t=3s Tecnologias para Aumentar a Performance da sua Equipe Virtual ou Híbrida: https://www.youtube.com/watch?v=adzj5dBDeHU&list=PLnhUek92-enh4V4vVU1YUJDicz0zYPuvZ&index=8  Team Topologies (livro), autores Mathew Skelton e Manuel Pais.

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre as habilidades interpessoais ou soft skills mais requisitadas durante a Pandemia (e Pós-Pandemia). Segundo artigo publicado no jornal Valor Econômico, dentre as habilidades mais procuradas, destaca-se a "Calma". Isso mesmo! Calma e equilíbrio, uma habilidade cada vez mais rara nas equipes virtuais.  Coincidentemente, nestas últimas semanas estive conversando com executivos de grandes empresas no Brasil e observamos a preocupação em relação à queda de produtividade, obstáculos à colaboração e problemas de comunicação que estão aumentando nas equipes virtuais nos últimos meses. Vários fatores podem estar causando essa queda na produtividade, conforme estudo realizado com 61,000 funcionários da Microsoft (estudo publicado no journal Nature Human Behaviour e na revista Geekwire). Fato é que as organizações estão instituindo diretorias e vice-presidências para tratar dos assuntos de bem-estar e saúde mental dos colaboradores. Porém, isso não é suficiente. A dinâmica das equipes também precisa ser tratada. Acima de tudo, a cultura organizacional precisa ser revista e reforçada para o "novo normal" do trabalho híbrido e do trabalho remoto. Para você, indivíduo, o que importa é fazer a sua parte. Você pode e deve desenvolver habilidades interpessoais ou soft skills, uma vez que elas sempre foram importantes e, daqui para frente, tornam-se extremamente mais importantes. Mas como fazer isso? Não basta ler livros, como eu expliquei neste episódio do podcast. Você precisa colocar em prática e refletir sobre os resultados (retrospectiva, feedback). Algo que está me ajudando bastante nos últimos três anos é a meditação, cujos enormes benefícios você vai encontrar em livros e referências por aí.  Eu uso o aplicativo Headspace.com (mas existem vários). Há um documentário muito interessante do Headspace no Netflix que eu recomendo você assistir. Provavelmente, assim como eu, você nunca foi adepto da meditação e pode ter algum preconceito em relação à prática. Comecei a fazer por causa dos estudos sobre seus impactos na produtividade pessoal, clareza mental e criatividade. Com o passar do tempo, eu observei seus benefícios também em relação ao auto-conhecimento e à auto-regulação, cujos resultados tem sido muito benéficos para mim durante a pandemia. Posso até fazer um episódio sobre os benefícios da meditação se você deixar um comentário :) aqui. Apesar de não ser especialista, eu sei, por experiência própria, que é uma prática muito saudável. Não se esqueça de compartilhar esse episódio. Vejo você no próximo. Os links das reportagens que eu mencionei estão a seguir. Geekwire: https://www.geekwire.com/2021/study-microsoft-employees-shows-remote-work-puts-productivity-innovation-risk/ Valor Econômico: https://valor.globo.com/carreira/noticia/2021/09/09/calma-e-a-soft-skill-mais-desejada.ghtml

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre um dos maiores vilões da produtividade: Comunicação Ineficaz. Na verdade, os problemas de comunicação contribuem fortemente para o fracasso de projetos, desalinhamento de expectativas, conflitos e muito mais.  Portanto, entender os MÉTODOS de comunicação e selecionar os MEIOS de comunicação corretamente é fundamental para o sucesso de qualquer equipe, projeto ou organização. Vamos lá: 1) Métodos de Comunicação: comunicação de duas vias (síncrona ou assíncrona), comunicação ativa (push) e comunicação passiva (pull) 2) Meios de Comunicação: ferramentas e tecnologias (reunião presencial, e-mail, chat, intranet, outros) Comunicação SÍNCRONA vs ASSÍNCRONA A comunicação síncrona está baseada no envio e recebimento de mensagens em tempo real, devendo ser utilizada para: assunto urgentes, Discussão de assuntos que exijam feedback ou respostas em tempo real. Já a comunicação assíncrona pressupõe o envio de mensagens sem a necessidade de uma resposta imediata, devendo, portanto, ser utilizada para fins de Informação e assuntos não-urgentes que possam aguardar uma resposta. Tanto a comunicação síncrona quanto assíncrona podem ser utilizadas de maneira formal ou informal. Aproveite para baixar a figura comparando os métodos de comunicação aqui no Instagram: https://www.instagram.com/p/CTTEftghSH5. Essa figura deveria ser usada como fundo de tela nos celulares e computadores de todos os nossos membros da equipe, concorda? ??? Compartilhe esse episódio do #PMOCAst que está disponível no Spotify, Youtube, iTunes, Google Podcasts e outras plataformas. Vejo você no próximo episódio!

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, eu apresento uma série de dicas e truques para o gerente de projetos de primeira viagem! É a primeira vez que você está gerenciando um projeto sozinho? Então ouça com atenção, caneta e papel na mão ?‍???‍?. Vamos começar pelos livros que eu mencionei neste episódio: The Making of a Manager, Julie Zhuo Os Primeiros 90 dias, Michael Watkins O Gerente de Projetos Preguiçoso, Peter Taylor De maneira sucinta (ouça os detalhes e exemplos neste episódio!), você precisa dar muita atenção a cinco aspectos essenciais para o sucesso de um projeto: 1) Entendimento da necessidade, objetivo e justificativa do projeto 2) Formação e desenvolvimento da equipe do projeto  3) Escolha da metodologia (ágil, tradicional, híbrida), adaptação dos processos e ferramentas  4) Orientar, acompanhar e monitorar o trabalho de maneira consistente e frequente  5) Encerrar o projeto adequadamente, considerando aceitação, transição e realização de benefícios  Gostou das dicas? Compartilhe com seus colegas. Ouça no Spotify, iTunes, Google Podcasts e Youtube.com/mariotrentim. Aproveito para deixar links de alguns vídeos complementares: Estágios de Formação da Equipe (Tuckman, 1965): https://youtu.be/lkVyPb0uFNI Gestão Ágil vs Tradicional, como escolher? https://youtu.be/p8xI_DNvPcc Importância do Status Report e Acompanhamento Diário/Semanal: https://youtu.be/uc3_N8ZX9dQ Encerramento vs Abandono de Projeto: https://youtu.be/Zkyn5CNe9Hc

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, vamos conversar sobre o perfil e competências do Gerente de Projetos no Setor Público. É importante destacar que a gestão de projetos pode e deve ser aplicada em organizações com ou sem fins lucrativos, especialmente em Governos, para que possamos buscar maior eficiência e transparência em busca do retorno sobre o investimento social.  Cada vez mais, no Brasil e no mundo, as organizações governamentais e públicas avançam em direção à maior maturidade em gerenciamento de projetos e portfólios. Todavia, em algumas situações, confundimos efeitos e causas. Os projetos atrasados ou mal gerenciados tem como causa raiz a falta de desenvolvimento em competências dos profissionais. Segundo Crawford (2005), melhorar as competências dos profissionais resulta em projetos com maior qualidade e menores desvios em prazo e custos, o que contribui ao longo do tempo para o desenvolvimento de novas capacidades organizacionais e maturidade geral. Portanto, precisamos estabelecer claramente as competências e os planos de desenvolvimento individual para gerentes de projetos. No setor público, faz-se necessário desenvolver competências específicas para o contexto de organizações funcionais, hierarquicas e regulamentadas. A linha de base de competências do IPMA (International Project Management Association) está dividida em três domínios, descritos a seguir. Competências Estratégicas (ou de Negócios) - Avaliam se o profissional possui o domínio do negócio e conhece a organização, nutrirá um pensamento estratégico que leva ao desenvolvimento estratégico e tomada de decisões estratégicas. Logo, empregará suas técnicas adequadamente, com determinação e comprometimento em alcançar os objetivos do negócio.​ Competências Interpessoais (ou Comportamentais) - Avaliam se o profissional possui o domínio comportamental e motivação para desenvolver suas técnicas na organização, seja pela construção de incentivos organizacionais ou pela promoção de pensamento e comportamento positivo, atuará ativamente para alcançar os objetivos da organização.​ Competências Técnicas - Se o profissional possui o domínio das técnicas em gerenciamento de projetos e conhece a estrutura organizacional assim como os processos gerenciais, contribuirá para melhoria da qualidade dos projetos e para solucionar os problemas e desafios do negócio de maneira proativa. Para o Gerente de Projetos no Setor Público, podemos sugerir adaptações: COMPETÊNCIAS ESTRATÉGICAS​ Entendimento da Estratégia de Governo / Nacional ou Unidade Específica Governança, estruturas e processos existentes Conformidade legal, normas e regulações aplicáveis  Análise de Poder e interesse dos Stakeholders​ Compreensão da Cultura e Valores  COMPETÊNCIAS INTERPESSOAIS​ Autorreflexão e gestão pessoal​ Comunicação pessoal​ Engajamento e relacionamento​ Liderança​ e Trabalho em equipe​ Conflito e crise​ Negociação​ Orientação a resultados​ COMPETÊNCIAS TÉCNICAS​ Definição do Projeto​ Escopo e requisitos Gerenciamento do cronograma Organização e informação​ Finanças​ e recursos​ Aquisições e parcerias​ Planejamento e controle​ Risco e oportunidade​ Partes Interessadas​ Observe que as principais mudanças estão relacionadas ao contexto organizacional (competências estratégicas) e características do projeto (em geral, grande número de stakeholders e a comunidade).  Gostou das dicas? Compartilhe com seus colegas. Ouça no Spotify, iTunes, Google Podcasts e Youtube.com/mariotrentim.

Olá pessoal, eu sou Mário Trentim. Seja bem-vindo ao #PMOCast! Neste episódio, o assunto é a Comunicação Não-Violenta, baseada no livro de Marshall Rosenberg. Como gestor de projetos, você sabe que uma boa parte do nosso tempo está relacionada à comunicação. Além disso, o contexto do gerenciamento de projetos, pelas próprias características de incerteza e mudanças, pode resultar em um ambiente de potenciais conflitos, desalinhamento em expectativas. A ansiedade e o stress em relação a prazos, restrições e riscos dos projetos exige muita inteligência emocional e habilidades interpessoais, especialmente em relação à comunicação tanto para membros de equipe, quanto para gestores de projetos e partes interessadas. Segundo Rosenberg, a comunicação não-violenta deve ser baseada na empatia e no entendimento das emoções para evitar que conflitos pequenos se tornem muito grandes. A forma como você diz alguma coisa pode ter efeitos positivos ou negativos nos relacionamentos. Por isso, é importante estar ciente de como você conversa com as pessoas à sua volta. Como aplicar a comunicação não-violenta Rosenberg definiu quatro pilares para a comunicação não-violenta: Observação (em vez de Julgamento) Sentimentos (em vez de Avaliações) Necessidades (em vez de Estratégias) Pedidos (em vez de Ordens) Imagine a seguinte situação. Um membro da equipe entrega relatórios atrasados. Na reunião, o gerente de projetos diz "João, por que você nunca faz nada direito?" Qual seria o resultado? Um efeito positivo ou negativo? Provavelmente, isso cria um ambiente de animosidade, desrespeito e desconfiança, impactando toda a equipe.  Vamos desconstruir e reconstruir essa frase usando a comunicação não-violenta: João, quando você entrega um relatório fora do prazo (observação do fato, não é um julgamento da pessoa), eu sinto que você está desrespeitando as regras da equipe (sentimentos), pois a colaboração e o comprometimento com os prazos são ground rules (necessidades). Da proxima vez, informe com antecedência e peça ajuda para cumprir os prazos (pedido específico, orientando o comportamento esperado no futuro). Daqui para frente, antes de sair falando as coisas por aí, o que pode prejudicar relacionamentos com cliente, partes interessadas, membros de equipe, faça reflexões sobre os objetivos da comunicação e adote a comunicação não-violenta. Gostou das dicas? Compartilhe com seus colegas. Ouça no Spotify, iTunes, Google Podcasts e Youtube.com/mariotrentim.