Werben im Podcast: Summen + Salden

Ein schlechter Prozess wird mit Tool nur ein digitaler schlechter Prozess. Trotzdem starten viele Unternehmen mit der Software, bevor sie wissen, wie ihr Prozess überhaupt läuft. David Mengers kommt genau dann rein, wenn es brennt – und erklärt, worauf man vorher schauen sollte.In dieser Folge vom Candis Podcast spricht Luisa mit David Mengers, Interimmanager mit Schwerpunkt operative Buchhaltung, über die Frage, wie gute Finanzprozesse wirklich aussehen – und warum die Tool-Einführung erst der zweite Schritt ist. In dieser Folge erfahrt ihr: warum ein Tool auf einem schlechten Prozess am Ende nur einen digitalisierten schlechten Prozess ergibtweshalb eine Vertretungsregelung erst dann zählt, wenn sie regelmäßig gelebt wird und nicht erst im Krankheitsfall greiftwie ein zentraler Rechnungseingang verhindert, dass Belege bei Projektleitern liegen bleiben und Skonto oder Fristen verpuffenwarum Sonderfälle wie §13b UStG bewusst beim Menschen bleiben, während Wiederkehrendes automatisiert wirdund weshalb der Monatsabschluss den ganzen Monat läuft und nicht erst am Monatsende beginnt Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] von David auf LinkedIn Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Papierrechnung, fehlerhafte E-Rechnung, falsche Adresse – in den meisten Fällen hätte eine Mail an den Lieferanten gereicht. Trotzdem optimieren die meisten Buchhaltungsteams intern, bevor sie überhaupt den Lieferanten kontaktiert haben. Linnar hat in drei Monaten zehn Lieferanten angeschrieben und neunmal eine Antwort bekommen. In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast sprechen Luisa und Linnar darüber, warum Lieferantenkommunikation der meistunterschätzte Hebel in der Prozessoptimierung ist – und wie man ihn konkret einsetzt. In dieser Folge erfahrt ihr:  📮 warum die Annahme, dass Lieferanten sowieso nicht reagieren, in den meisten Fällen schlicht falsch ist 📄 weshalb fehlerhafte E-Rechnungen nicht intern umgangen werden dürfen – und was §14 UStG dazu sagt 📬 wie man Papierformate, falsche Adressen und fehlende Anhänge durch einen gezielten Lieferantenkontakt dauerhaft aus dem Prozess nimmt 🏢 welche Einstellungen Business-Portale wie Amazon Business oder Deutsche Bahn bieten – und warum der Admin-Zugriff in die Buchhaltung gehört 💡 warum Kostenstellen und Auftragsnummern direkt auf der Rechnung stehen können – wenn man einfach danach fragt Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] Entdecke mehr von Linnar auf LinkedIn Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Wer eine Verfahrensdokumentation erstellt, findet dabei fast immer mehr als erwartet. Lücken im internen Kontrollsystem, Zugriffsrechte die nicht mehr stimmen, Prozesse die längst überfällig wären. Luisa hat es selbst erlebt – gemeinsam mit Jan Lutz von divedo. In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Jan Lutz von divedo über den konkreten Aufbau einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation – und wie Candis die eigene Doku erstellt hat. Mehr zu divedo: https://www.divedo.io/ In dieser Folge erfahrt ihr: 🗂️ welche vier Blöcke eine vollständige Verfahrensdokumentation laut GoBD enthalten muss ⚠️ was passiert, wenn die Dokumentation bei einer Betriebsprüfung lückenhaft ist 🤖 warum eine KI-Richtlinie seit 2024 dazugehört 🔄 wie die Doku als lebendes Dokument aktuell bleibt Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] Jan Lutz auf LinkedIn Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

„Ab wann brauchen wir ein ERP?" – darauf gibt es keine pauschale Antwort. Es gibt kein Schwarz-Weiß und keine Schwelle, ab der DATEV plötzlich nicht mehr reicht. Entscheidend ist der konkrete Use Case, nicht die Unternehmensgröße. In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Amadeo Tasca von Candis über die ERP-Einführung – wann sich der Schritt aus DATEV lohnt, wann DATEV besser bleibt und wie der Umstieg gelingt. In dieser Folge erfahrt ihr:warum es kein Schwarz-Weiß gibt und der klare Use Case zählt, nicht die Unternehmensgrößewieso DATEV und ERP oft nebeneinander laufen und wann sich DATEV ganz ersetzen lässtweshalb eine ERP-Einführung modular und mit klarem Ziel gelingt statt als großes Prestigeprojektund warum der Drei-Wege-Abgleich aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung der eigentliche Hebel ist. Mehr zur ERP-Schnittstelle von Candis: ⁠https://www.candis.io/erp Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] Folge Amadeo auf LinkedIn Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Viele Unternehmen haben keine Verfahrensdokumentation. Und wer eine hat, hat sie oft 2019 zusammengeschrieben und seitdem nicht mehr angefasst. Beides ist ein Problem — und ab 2026 eines mit echten Konsequenzen. In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Sandra und Pascal Höinghaus von Von Westfalen darüber, warum eine Verfahrensdokumentation kein Pflichtprogramm ist, sondern das Fundament für GoBD-konforme Prozesse, Folgeprüfungserleichterungen und eine saubere E-Rechnung-Einführung. In dieser Folge erfahrt ihr:  warum eine gute Verfahrensdokumentation bei der Folgeprüfung zu verkürzten Stichprobenprüfungen statt Vollprüfungen führen kann  weshalb die E-Rechnung keine Formatfrage ist, sondern eine vollständige Strukturänderung im Rechnungsprozess  wie Schatten-KI in Unternehmen zur Datenschutz- und Compliance-Falle wird  warum Ist-Prozesse dokumentiert werden müssen — und wie KI dabei systematisch in die Irre führt  weshalb BAFA-Fördermittel zwischen 50 und 80 % der Beratungskosten abdecken können Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Sandra Weith-Höinghaus auf LinkedIn Mehr von Pascal Höinghaus auf LinkedIn Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Verantwortung in der Buchhaltung wird oft falsch definiert. Nicht als „ich habe das System gebaut, in dem Fehler ausgeschlossen werden", sondern als „ich habe jeden Beleg selbst gesehen." Das ist ein Unterschied. Und er kostet. Luisa und Linnar gehen fünf Glaubenssätze durch, die sich rund um KI in der Buchhaltung hartnäckig halten und legen offen, warum keiner davon einer GoBD-konformen, dokumentierten Prozesslogik standhält. In dieser Folge erfahrt ihr:  warum „Sicherheit durch menschliche Kontrolle" nur dann stimmt, wenn man Kontrolle richtig versteht weshalb eine Verfahrensdokumentation mit KI-Richtlinie mehr Prüfungssicherheit gibt als manuelle Prozesse warum die Blackbox-Angst vor allem entsteht, wenn man KI-Buchhaltungstools mit generischen Sprachmodellen verwechselt weshalb „unsere Prozesse sind zu individuell" in den seltensten Fällen ein echtes Argument istwarum schlechte Erfahrungen mit regelbasierten Systemen von vor zehn Jahren kein Maßstab für heutige Modelle sindBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn Folge Linnar auf LinkedIn

KI, E-Rechnung und digitale Prozesse verändern die Steuerberatung gerade grundlegend. Gleichzeitig arbeiten viele Unternehmen und Kanzleien noch immer wie vor 10 Jahren. In dieser Folge spricht Luisa mit Christian Gebert, Geschäftsführer von steuerberaten.de, über den Wandel der Branche und was jetzt wirklich wichtig wird. warum KI aktuell eher für mehr als für weniger Arbeit sorgt warum klassische Buchhaltung und Belege abtippen zunehmend verschwinden wie sich das Berufsbild in Steuerkanzleien verändert warum die E-Rechnung zum Wendepunkt für viele Unternehmen wird warum viele Unternehmen beim Thema Digitalisierung noch zu spät dran sindwarum Prozesse und Daten wichtiger sind als einzelne Tools wie die Steuerkanzlei der Zukunft bis 2030 aussehen könnteBei Fragen oder Feedback schreibt uns an: [email protected] Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn Mehr von Christian auf LinkedIn

Viele Buchhaltungsteams machen sich Gedanken über die falschen Dinge: Eigenbelege, Buchungstexte oder die Frage, ob ein Papierbeleg wirklich noch im Ordner liegen muss. Gleichzeitig bleiben die entscheidenden Themen oft unbeachtet. In dieser Folge spricht Linnar mit Steuerberater Dennis Schümann über typische Mythen rund um die Betriebsprüfung  und was heute wirklich zählt. warum Betriebsprüfungen seltener stattfinden, als viele denkenwarum Eigenbelege in vielen Fällen unkritisch sind und worauf ihr achten solltetwann ihr Papierbelege nach dem Scannen wirklich wegwerfen könntwarum CSV-Exporte und Excel kein Problem sind – wenn der Prozess sauber dokumentiert istwarum Verfahrensdokumentation und interne Kontrollsysteme der eigentliche Schlüssel sindwarum sogar WhatsApp- und Sprachnachrichten relevant für die Aufbewahrung sein könnenworauf Prüfer heute wirklich achten: Vorsysteme, Datenqualität und nachvollziehbare ProzesseBei Fragen oder Feedback schreibt uns an: [email protected] Folge Linnar auf LinkedIn Mehr von Dennis auf LinkedIn

Die meisten Buchhaltungsprozesse beginnen zu spät – und genau das ist das eigentliche Problem. Systeme wie DATEV oder SAP setzen voraus, dass Daten bereits vollständig und korrekt sind. In der Realität beginnt die Arbeit aber viel früher: beim Sammeln von Belegen, beim Klären von Rückfragen und beim Hinterherlaufen von Informationen. In dieser Folge spricht Linnar mit Lars Böhnke, Head of Product bei Candis, darüber, wie die Produktentwicklung bei Candis dieses Problem neu denkt. Im Fokus steht das sogenannte Single-Touch-Prinzip, also die Idee, Belege nur noch einmal anzufassen und welche Rolle Bestellfreigaben, Automatisierung und KI dabei spielen. In dieser Folge erfahrt ihr: warum Buchhaltungssysteme davon ausgehen, dass Daten bereits vollständig sind – und warum das in der Praxis nicht funktioniert warum der größte Zeitaufwand vor dem Buchen entsteht und nicht beim Buchen selbst warum Prozesse nicht bei der Rechnung, sondern schon bei der Bestellung starten sollten wie das Single-Touch-Prinzip verhindert, dass Belege mehrfach bearbeitet werden wie eine saubere Inbox entsteht, in der nur noch vollständige und prüfbare Belege landen wie KI und E-Rechnungen echte Automatisierung ermöglichen warum bis zu 50 % der Belege perspektivisch ohne manuelle Bearbeitung verarbeitet werden können Bei Fragen oder Feedback schreibt uns an:[email protected]  Vernetze dich mit Lars auf LinkedInFolge Linnar auf LinkedIn Mehr von Lars auf LinkedIn

Viele Buchhaltungsteams beschäftigen sich noch immer mit den falschen Dingen: Kleinstbeträge bei Auslagenerstattungen, übertriebene Angst vor Betriebsprüfungen oder Prozesse, die unnötig kompliziert sind. Gleichzeitig stehen Themen wie E-Rechnung, KI und effiziente digitale Workflows längst auf der Agenda – werden aber oft zu spät angegangen. In dieser Folge sprechen Luisa und Linnar darüber, worauf Finanzteams jetzt wirklich ihren Fokus legen sollten. Sie diskutieren typische Zeitfresser im Alltag, räumen mit verbreiteten Compliance-Mythen auf und erklären, warum es sich lohnt, neue Technologien und Prozesse frühzeitig auszuprobieren. In dieser Folge erfahrt ihr: warum Auslagenerstattungen enorme Kommunikationskosten verursachen und wie Firmenkarten oder Business Accounts sie ersetzen können warum viele Unternehmen Betriebsprüfungen falsch einschätzen und worauf Prüfer wirklich achten warum Verfahrensdokumentation und nachvollziehbare digitale Prozesse wichtiger sind als einzelne Belege warum ihr euch spätestens jetzt mit E-Rechnungen beschäftigen solltet, bevor 2027 neue Pflichten greifen wie KI bereits heute konkrete Aufgaben in der Buchhaltung erleichtern kann welche kleinen Automationen im Alltag sofort Zeit sparen können Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn Folge Linnar auf LinkedIn

„Die Buchhaltung ist tot“ – diesen Satz hört Viktor Rebant seit 14 Jahren. Doch er sieht das Gegenteil: Durch die Verknüpfung von Steuerrecht und Technologie wird die Buchhaltung zum strategischen Rückgrat für jede Unternehmensentscheidung. In dieser Folge spricht Luisa mit Viktor Rebant darüber, wie sich die Arbeitsprozesse in der Finanzabteilung konkret verändern. Sie diskutieren den Übergang von der rein manuellen Datenerfassung hin zu Systemen, die autonom Funktionen wählen und Daten in Echtzeit interpretieren können. In dieser Folge erfahrt ihr:  warum KI heute den inhaltlichen Kontext von Belegen versteht und klassische OCR ablöst  wie Unternehmen durch Realtime Reporting schon vor dem Monatsabschluss steuern können  warum die eRechnung die Fehlerquote bei Vorkodierung und Steuer-Splits massiv senkt  wieso tiefes Fachwissen die Voraussetzung für die Arbeit mit KI-Ergebnissen ist  was KI-Agenten im Hintergrund leisten und wie sie die Software-Entwicklung beschleunigen  und warum technische Affinität eine Frage der Einstellung und nicht des Alters ist Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Viktor auf LinkedIn Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

In dieser Folge von Summen + Salden spricht Linnar mit Prof. Dr. Liv Kirsten Jacobsen, Steuerberaterin, Unternehmerin und Professorin, über selbst buchende Mandanten und die Frage, warum Buchhaltung im Unternehmen so oft besser funktioniert als komplett ausgelagert. In dieser Folge erfahrt ihr: warum Unternehmen Kontierung und Belegvorbereitung selbst übernehmen sollten welche Aufgaben sinnvoll intern bleiben – und welche besser beim Steuerberater warum Kontierung Fleißarbeit ist und keine hochqualifizierte Beratungsleistung wie sich die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen verändert, wenn Mandanten selbst buchen warum Fehler in der Buchhaltung korrigierbar sind – und Lohn eine andere Liga ist wie Unternehmen schneller belastbare Zahlen und bessere Auswertungen bekommen Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Liv LinkedIn Folge Linnar auf LinkedIn: Besuche die Website von Prof. Jacobsen Steuerberatungsgesellschaft

KI im Finance ist nur dann spannend, wenn sie im Alltag wirklich Arbeit abnimmt. In dieser Folge spricht Luisa mit Candis CEO Christian Ritosek über die Roadmap 2026 — mit einem klaren Ziel: Freigaben so hoch wie möglich automatisieren, damit Finance nicht mehr manuell zuordnet, nachfragt oder Workflows klickt. In dieser Folge erfahrt ihr: wie KI Freigaben aus Kontext und Historie automatisch anstößt warum Automatisierung nicht bei der Rechnung, sondern bei der Bestellung beginnt wie Kontierung, Splits und Buchungsvorschläge ohne manuelle Nacharbeit vorbereitet werden warum 3-Way-Match (Bestellung, Lieferschein, Rechnung) der Schlüssel für skalierbare Prozesse ist wie unser KI-Assistent Rückfragen, Erinnerungen und Belegsuche im Arbeitsalltag übernimmt warum E-Rechnung und KI gemeinsam den Automatisierungsgrad deutlich erhöhen und warum trotz KI und Automatisierung der Mensch die finale Entscheidung trifft Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Luisa auf LinkedInFolge Christian auf LinkedIn

ERP einführen – aber wann ist wirklich der richtige Zeitpunkt?In dieser Folge spricht Luisa mit Raphael Kammer Geschäftsführer & Gesellschafter bei WeForm Consulting darüber, warum ein ERP-System nicht automatisch alle Probleme löst – und was Unternehmen vor der Auswahl unbedingt klären sollten. In dieser Episode: Was ein ERP-System ausmacht (und warum „SAP“ nicht gleich „ERP“ ist) Für wen sich ERP besonders lohnt: Handel, Fertigung – aber auch Dienstleistung Warum viele ERP-Projekte scheitern: fehlende Kompetenzen, Akzeptanz & Dokumentation Bestellprozesse, Budgetkontrolle & (3-Way-Match / Three-Way-Match) als Schlüssel zur Automatisierung Best-of-Breed vs. „alles im ERP“: wann Schnittstellen sinnvoll sind – und wann es zu viel wird Die wichtigste Faustregel: erst Prozesse verstehen, dann System auswählen Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn Folge Raphael auf LinkedIn Entdecke die ERP-Schnittstelle von Candis

Was für ein Jahr! In dieser Folge werfen Luisa und Linnar einen ehrlichen Blick zurück auf das Finanzjahr 2025 – mit all seinen technologischen Highlights, operativen Lowlights und Überraschungen, die wohl niemand kommen sah. In Folge 22 vom Summen + Salden Podcast erfahrt ihr: warum die E-Rechnung trotz großer Chancen weiterhin bei nur 12 % Nutzung steckt wieso Verifikation of Pay ein Segen ist – auch wenn es sich nicht so anfühlt welche KI-Features 2025 wirklich einen Unterschied für Finanzteams gemacht haben was DATEV modernisiert hat (und was wir uns für 2026 wünschen) welche Trends und Entwicklungen nächstes Jahr entscheidend werden und warum der Weg zur Dunkelverbuchung plötzlich realistischer ist als gedacht Ein Jahresrückblick für alle, die Finance lieben – und wissen wollen, was 2026 wirklich wichtig wird. Bei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected]  Vernetze dich mit Luisa auf LinkedIn Folge Linnar auf LinkedIn